Immer mehr deutsche Online-Händler:innen und ihre Steuerberater:innen erhalten Mahnungen aus verschiedenen europäischen Ländern, weil sie die Umsatzsteuer nicht bezahlt haben sollen. Eine alarmierende Entwicklung, die nicht nur für die betroffenen Unternehmen eine schwerwiegende Belastung darstellt, sondern auch die Frage aufwirft, ob die nationale Umsetzung des One-Stop-Shop-Verfahrens (OSS) in Deutschland den Anforderungen digitaler Prozesse gerecht wird.

OSS-Verfahren als reibungslose Tax-Compliance-Plattform für europäische Unternehmen im E-Commerce

Das OSS-Verfahren wurde im Zuge des Mehrwertsteuer-Digitalpakets der Europäischen Union im Juli 2021 erlassen, mit dem Ziel, den grenzüberschreitenden elektronischen Handel innerhalb der EU zu erleichtern. Die Idee: Eine zentrale Anlaufstelle zu schaffen, über die Unternehmen ihre Umsatzsteuer für grenzüberschreitende Online-Verkäufe an Verbraucher:innen innerhalb der EU registrieren und vereinfacht abführen können. In Deutschland ist die OSS-Plattform beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) verortet.

Doch die Realität ist ernüchternd: Viele deutsche Online-Händler:innen kämpfen seit Inkrafttreten der Umsatzsteuerreform mit den bürokratischen Herausforderungen und administrativen Hürden, wie die Ergebnisse der fynax-Trendstudie 2023Keine Entlastung für Händler:innen bei der Umsatzsteuer in Sicht“ zeigte. So schätzen rund 73 Prozent der befragten Online-Händler:innen den Aufwand ihrer steuerlichen Meldepflichten höher ein als vor der Umstellung. Zudem ergab die Studie, dass 27 Prozent Zahlungserinnerungen aus anderen EU-Staaten erhielten, die dortige Umsatzsteuer nicht bezahlt zu haben.

Zunehmende Mahnungen rücken deutsche Finanzbehörden ins Rampenlicht

Das OSS-Verfahren wurde ursprünglich entwickelt, um sowohl Unternehmen als auch europäische Finanzverwaltungen spürbar zu entlasten. Wie lässt sich nun dann das verstärkte Auftreten von Mahnungen erklären?

„Die Gründe liegen insbesondere darin, dass die Zahlungen, die über das Bundeszentralamt für Steuern an die EU-Mitgliedstaaten verteilt werden, für das dritte Quartal 2021 nicht rechtzeitig erfolgt sind, erklärt Jens Bosch, Steuerberater und Experte im Bereich E-Commerce. „Dies führt zu einer zeitlichen Verzögerung bei der Weiterleitung der Zahlungen an die entsprechenden EU-Mitgliedstaaten.“

Die aufgedeckten Probleme offenbaren strukturelle Herausforderungen auf nationaler Ebene. Das BZSt schreibt selbst, „dass die für sie vorliegenden Zahlungen erst mit zeitlicher Verzögerung weitergeleitet werden. Offenbar haben aber nicht alle Mitgliedstaaten ihre automatisierten Mahnläufe ausgesetzt.“ Auch der Bundesrechnungshof kritisiert in einem Bericht an den Haushaltsausschuss des Deutschen Bundestages, dass pro Quartal mehrere Zehntausend Datensätze bislang manuell bearbeitet werden müssten, weil eine IT-Unterstützung fehle. Die gezahlten Steuern lägen daher nicht nur seit Monaten in Verwahrung bei der Bundeskasse, auch haushaltswirksame Einnahmen stünden dieser nicht zur Verfügung. Zudem verletze Deutschland unionsrechtliche Fristen zur Weiterleitung von Zahlungen.

„Jetzt gehen die EU-Mitgliedstaaten auf die Steuerpflichtigen zu und mahnen ab“, fügt Bosch hinzu. „Dabei sind die Steuerpflichtigen nicht dafür zuständig, diese Zahlungen anzuweisen, sondern das Amt selbst.“ In keinem anderen europäischen Land sind bislang vergleichbare Situationen aufgetreten, in denen E-Commerce-Unternehmen Steuermahnungen von ausländischen Finanzbehörden erhalten haben. Das gaben mehrere Steuerberater:innen aus anderen EU-Staaten an, die alle Teil des ETL– und fynax-Netzwerks sind.

„Trotz erkennbarem Willen zur Digitalisierung stoßen die Bemühungen aufgrund mangelnder Infrastruktur auf Hindernisse“, betont Nadja Müller, Steuerberaterin und fynax-Leiterin. Ein entscheidender Faktor sei der langanhaltende Digitalisierungsstau, der seit Jahren in den Behörden bestehe. Sparmaßnahmen verstärkten diesen Stau, indem sie Investitionen in die notwendige Infrastruktur vernachlässigten und die Umsetzung digitaler Lösungen weiterhin erschwerten, führt Müller weiter aus.

Was Betroffene jetzt tun müssen

Für Betroffene, die ihre Umsatzsteuer an das BZSt gezahlt haben, ist es ratsam, nachzuweisen, dass die Zahlung fristgerecht erfolgte. Dies kann durch eine einfache Kommunikation mit der zuständigen ausländischen Behörde und Vorlage des Zahlungsnachweises, beispielsweise durch einen Kontoauszug oder Überweisungsnachweis, erreicht werden, erklärt Müller.

Außerdem empfiehlt sie, bei der Überprüfung der Authentizität von OSS-Mahnungen den Rat eines Steuerberaters einzuholen. Diese können die Echtheit der erhaltenen Schreiben in der Regel authentifizieren. „Die Beträge wurden im Rahmen der OSS-Meldung grundsätzlich durch den eigenen Steuerberater an das BZSt für das jeweilige Land übermittelt. Daher sind sie auch in der Lage, mittels eines Vergleichs der angeforderten Beträge zu überprüfen, ob die Schreiben und Mahnungen der Echtheit entsprechen.“

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Import und Export, Versand und Bestellungen rund um den Globus – die Möglichkeiten, die das Internet dem Online-Handel heutzutage bietet, sind fast grenzenlos. Auch deswegen streben viele Online-Händler:innen eine internationale Expansion an: Einerseits, um ihre Produkte und Dienstleistungen einem größeren Kund:innenkreis anbieten zu können, andererseits um ihre Umsätze und ihren Kund:innenstamm weiter zu erhöhen. Doch wie meistern Sie die Herausforderungen, die mit der Expansion ins Ausland einhergehen? Von der Anpassung der Website an die kulturellen Unterschiede im Zielland bis hin zur Beachtung der rechtlichen Bestimmungen – es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen. Wir haben euch die wichtigsten Informationen, die es zu beachten gilt, zum E-Commerce-Erfolg im Ausland hier bei uns im fynax-Blog zusammengefasst.

1. E-Commerce von regional zu global: was es zu beachten gilt

Eine internationale Expansion im E-Commerce kann für Online-Händler:innen eine bedeutende Chance darstellen, um ihr Geschäft zu erweitern, neue Kund:innen zu gewinnen und den Umsatz beträchtlich zu steigern. Allerdings gibt es auch Herausforderungen, die beachtet werden müssen. Im Folgenden gehen wir auf die größten Stolpersteine ein und zeigen euch, wie ihr diese umgehen könnt.

2. Die Wahl des richtigen Markts

Die Auswahl der richtigen Märkte für dein Produkt ist eine der wichtigsten Säulen für den Erfolg im Ausland. Dabei geht es nicht nur darum, potenzielle Absatzmärkte für dein Produkt zu identifizieren, sondern auch um die Berücksichtigung von kulturellen Unterschieden und lokalen, womöglich rechtlichen Vorschriften. Eine Marktanalyse und Auswertung von Daten wie beispielsweise die meistbesuchten Onlineshops oder die meistgesuchten Produkte in bestimmten Ländern könnte dir bereits dabei helfen eine erste Richtung und ein erstes Feeling für den gewünschten Auslandsmarkt zu erhalten: So sind manche Produkte in bestimmten Ländern attraktiver als andere. Es geht also auch darum, die Bedürfnisse und Vorlieben potenzieller Kund:innen in verschiedenen Ländern besser zu verstehen und dein Angebot entsprechend anzupassen bzw. zu „kulturalisieren“.

Auch eine den Vorlieben entsprechend angepasste Zahlungsabwicklung sowie effiziente Logistik- und Versandoptionen sind essenziell für einen international erfolgreichen E-Commerce-Auftritt. Durch die Auswahl von favorisierten Dienstleistungen und Zahlungsanbieter:innen schaffst du Vertrauen zu deinem neuen Kund:innenstamm und sorgst für Authentizität in deinem Onlineshop.

3. Website & Angebot

Mindestens genauso wichtig wie die Auswahl des korrekten Markts ist auch die Konfiguration deiner Website. Denn auch hier sollten Online-Händler:innen ihr Angebot an die lokalen Märkte anpassen, das heißt im Detail, Inhalte in die Landessprache übersetzen und kulturelle Unterschiede bei der Produktauswahl und im Marketing berücksichtigen. 

4. Die Wahl der Zahlungsabwicklung

Eine weitere wichtige Herausforderung ist die Wahl der Zahlungsabwicklung. Du solltest sicherstellen, dass die Kund:innen in deinem gewählten Zielland auch mit den dort favorisierten Zahlungsmethoden bezahlen können. So sind PayPal, Kreditkartenzahlungen oder Apple Pay in den Vereinigten Staaten weitaus ausgeprägtere Zahlungsmethoden als in anderen Ländern. Amazon hat beispielsweise in Deutschland eine eigene Zahlungsoption namens Amazon Pay eingeführt, um den Kaufprozess für deutsche Kund:innen zu vereinfachen – nichtsdestotrotz variieren die genutzten Zahlungsdienstleister:innen von Land zu Land.

5. Auswahl deiner Logistik- und Versandoptionen

Die Auswahl geeigneter Logistik-Partner:innen für deinen Versand ist essenziell. Amazon bietet hierfür beispielsweise das „Fulfillment by Amazon“- Programm an, welches Händler:innen ermöglicht, ihre Logistik auszusourcen. Auch hier bietet es sich aber immer an, sich nicht alleine auf eine:n Dienstleister:in zu verlassen sondern verschiedene Optionen in Betracht zu ziehen. Anfallende Versandkosten müssen in die Preisgestaltung miteinbezogen werden und vor allem deinen Versandprozess dabei unterstützen, eine schnelle Lieferung sowie eine unkomplizierte Rückgabe zu gewährleisten.

6. Fazit

Eine gut durchdachte und geplante Expansion ins Ausland bietet zahlreiche Vorteile für dein E-Business. Durch die Erweiterung des Marktes kannst du deinen Umsatz steigern und neue Kund:innen erreichen. Zudem eröffnen sich weitere Möglichkeiten zur Diversifizierung deines Geschäfts sowie zur Nutzung von Wachstumspotenzialen in anderen Ländern. Eine internationale Präsenz stärkt darüber hinaus dein Unternehmensimage und bietet Chancen für viel Innovation in deinem Core-Business. Trotzdem sind eine detaillierte Marktanalyse im Zielland sowie die Anpassungsfähigkeit deiner Marketingstrategie an regionale bzw. kulturelle Gepflogenheiten das A und O für den Erfolg deines E-Business.

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