Wenn Hamburg im Mai vibriert, dann liegt das am OMR-Festival, dem Hotspot für digitales Know-how und Marketing-Glamour. Über 70.000 Besucher:innen pilgerten in die Hansestadt, angezogen von Weltstars wie Musikproduzent Rick Rubin, Marketing-Professor Scott Galloway und sogar Reality-Queen Kim Kardashian. Aber auch die deutsche Wirtschaftsprominenz war vertreten, mit Größen wie Weleda-Chefin Tina Müller, KKRs Europa-Boss Philipp Freise, Zalando-Co-CEO David Schneider und dem legendären Ex-Nationalspieler Bastian Schweinsteiger, die alle die Bühnen der Messehallen rockten.

fynax begeistert auf der Finance-Forward-Bühne: Ein Muss für E-Commerce-Pioniere

Für die E-Commerce-Pioniere ist das OMR-Festival ein unverzichtbares Event. Die Köpfe hinter fynax, Saravanan Sundaram und Nadja Müller, waren bereits zum dritten Mal in Folge mit ihrem Team dabei. Und sie waren nicht nur da, um zuzuhören. Unterhaltsam, neugierig und mit einem kritischen Blick verfolgten sie die Vorträge namhafter Redner:innen auf der Finance-Forward-Konferenz. Bundesbank-Präsident Axel Weber, der Wirecard-Whistleblower Pav Gill und Gründerin Doreen Huber gaben interessante Einblicke in die Welt der Finanzen.

Neue Wege mit fynax: Masterclass über Zoll und Steuern

Aber dieses Jahr war alles anders. Statt auf der Yellow-Stage zu stehen, organisierten die fynax-Leiter:innen eine exklusive Masterclass, die sich tiefgehend mit den Themen Zoll und Steuern im E-Commerce beschäftigte. Getrieben vom Erfolg chinesischer Plattformen wie Temu und Shein, nahmen Zollexperte Markus Bitzer und Steuerberaterin Kathleen Weisbender zusammen mit Müller die steuerlichen Herausforderungen im internationalen Online-Handel unter die Lupe.

„Welche Regeln gelten beim Import von Internetbestellungen? Welche Steuern sind im Zielland zu entrichten? Welche Fallstricke gilt es zu vermeiden?“ – diese und andere Fragen wurden in der fynax-Masterclass diskutiert und überzeugend beantwortet. Die Veranstaltung war von Beginn an ausgebucht, und auch nach dessen Ende riss das Interesse nicht ab. Interessent:innen drängten sich, um sich mit unseren Expert:innen auszutauschen und weitere Insights zu bekommen.

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Es ist soweit – nach mehrfachen Änderungen und Anpassungen hat der Bundesrat am 22. März 2024 jetzt das Wachstumschancengesetz endgültig beschlossen. Es verpflichtet damit unter anderem alle in Deutschland ansässigen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Doch was bedeutet das für Unternehmer:innen genau? Und worauf müssen sie jetzt besonders achten? Wir haben das Wichtigste zusammengefasst.

Der Hintergrund

Der Bundesrat verspricht sich durch das Gesetz Steuerentlastungen und Bürokratieabbau für deutsche Unternehmen im Gesamtvolumen von 3,2 Milliarden Euro. Außerdem soll es eine sogenannte Forschungszulage für kleine und mittlere Unternehmen geben, um die Wirtschaft weiter anzukurbeln. Gleichzeitig legt das Wachstumschancengesetz damit aber auch wichtige Grundbausteine für einen erfolgreichen Übergang zur geplanten Umsatzsteuerreform der Europäischen Kommission, die 2028 erfolgen soll: Die EU-weite Gesetzesinitiative “VAT in the Digital Age“ (ViDA) – oder „Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter“ setzt nämlich einheitliche E-Rechnungen auf Basis der EU-Norm CEN 16931 voraus.

Was genau bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen?

Das Gesetz verpflichtet deutsche Unternehmen dazu, E-Rechnungen ab dem 01. Januar 2025 entgegenzunehmen. Gleichzeitig sieht es aber auch verschiedene Übergangsfristen und Erleichterungen für die Ausstellung von E-Rechnungen vor. Demnach dürfen Unternehmen für Umsätze, die in der Zeit vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen oder Rechnungen in einem anderen elektronischen Format ausstellen, sofern die Empfänger:innen zustimmen. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, soll dies sogar noch bis zum 31. Dezember 2027 gelten. Auch für steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro und beispielsweise Fahrscheine sind noch Sonderregelungen vorgesehen.

Papierrechnungen dagegen sollen zwischen innerdeutschen Firmen und Unternehmen bereits ab 2026 überhaupt nicht mehr zum Einsatz kommen. Interessant dabei ist, dass Rechnungen zwischen Firmen und Verbraucher:innen davon allerdings nicht betroffen sind. Diese können nach wie vor auf Papier oder im gewohnten PDF-Format erfolgen.

Kritik

Bei Fach- und Wirtschaftsverbänden stößt die kurzzeitige Einführung der Empfangspflicht für E-Rechnungen vermehrt auf Kritik. Sie fordern unter anderem eine Verschiebung der E-Rechnungspflicht um ein bis zwei Jahre. Damit soll Unternehmen die nötige Vorbereitungszeit gewährleistet werden, die es für die technisch-komplexe Umsetzung der neuen Bestimmungen braucht.

Auch in der Politik selbst werden kritische Stimmen laut: So kritisierte Bundesfinanzminister Christian Lindner das Volumen des Gesetzes als „wesentlich kleiner“, als es ursprünglich von ihm geplant worden sei. Trotzdem betonten er, sowie Vorsitzende der Grünen Omid Nouripour und parlamentarische Staatssekretärin Katja Hassel die Wichtigkeit des Gesetzes, da es ein dringendes Signal an die Wirtschaft sende, das es jetzt braucht.

Auf was Unternehmer:innen jetzt achten müssen

Gute Vorbereitung ist das A und O. Unternehmer:innen sollten sich deshalb bereits jetzt stärker mit dem Thema E-Rechnung befassen und sich bestmöglich darauf vorbereiten. Die folgenden Schritte können euch dabei helfen, diese Ziele zu erreichen.

  • Analyse und Optimierung der eigenen Rechnungslegungsprozesse
  • Einrichtung eines Rechnungslegungs- sowie Dokumentenmanagementsystems (idealerweise bereits nach EU-Norm)
  • Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang
  • Einrichtung eines Digitalisierungsprozesses für in Papier eingehende Dokumente
  • Einrichtung einer Datensicherung, sofern nicht im Rechnungslegungssystem integriert
  • Einrichtung einer Schnittstelle zur Übergabe der Daten und Belege an eure Steuerberater:innen
  • Erstellung einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation
  • Schulung der Mitarbeiter:innen
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© PeopleImages via iStock

Im März einigte sich die Ampelkoalition auf einen gemeinsamen Entwurf einer Gesetzesgrundlage für die bundesweite Einführung der Bezahlkarte für Geflüchtete und Asylbewerber:innen. Der Deutsche Bundestag stimmte nun vergangene Woche diesem Entwurf zu: Die Bezahlkarte soll Kommunen und Behörden entlasten, den Verwaltungsaufwand reduzieren und Überweisungen der staatlichen Unterstützung in die Herkunftsländer unterbinden. Wie die Bezahlkarte für Online-Zahlungen eingesetzt wird, haben wir für euch recherchiert.

Was ändert sich mit der neuen Bezahlkarte?

Bisher erfolgte die Auszahlung der staatlichen Unterstützung bar und direkt bei den jeweiligen Behörden oder Aufnahmeeinrichtungen vor Ort. Das soll sich jetzt ändern: mit der neuen Bezahlkarte soll das Geld direkt an die zuständigen Banken überwiesen werden, die dann wiederum die Konten der jeweiligen Karten aufladen. In Form einer Prepaid-Debitkarte kann die Karte dann in stationären Geschäften und für die Bargeldabhebung genutzt, aber auch online eingesetzt werden. Doch wie genau funktioniert das? Gibt es Einschränkungen bei der Nutzung der Karte? Und was müssen vor allem Online-Händler:innen dabei beachten?

Die Einschränkungen

Ganz generell sind Zusatzfunktionen oder Einschränkungen Ländersache. Die technische Abwicklung dagegen soll einheitlich geregelt werden. Im Grundsatz einigte sich die Ampelkoalition allerdings auf die folgenden Punkte:

  • Online-Überweisungen oder Karte-zu-Karte-Überweisungen sind nicht möglich
  • Nutzung der Karte im Ausland ist nicht möglich
  • Überziehen der Karte bzw. eine Kontobindung ist nicht möglich
  • Onlineeinkäufe können prinzipiell getätigt werden
  • Onlineeinkäufe außerhalb der EU werden nach Möglichkeit ausgeschlossen
  • Bargeldabhebung ist nur im Inland möglich

Die Nutzung der Bezahlkarte im Online-Handel

Die Bezahlkarte kann prinzipiell im Online-Handel genutzt werden und unterscheidet sich in der Zahlungsabwicklung nicht von anderen Prepaid-Debitkarten. Das heißt, die Zahlungsabwicklung für Online-Händler:innen erfolgt ganz wie gewohnt. Verstöße gegen Nutzungseinschränkungen der Karte sind grundsätzlich nicht möglich, da etwaige Einschränkungen bereits im Vorfeld technisch konfiguriert werden. Die Ampelkoalition arbeitet in diesem Zusammenhang mit Unternehmen und Dienstleister:innen wie Givve oder Paycenter zusammen, die wiederum für die technische Konfiguration und Bereitstellung der Bezahlkarten zuständig sind. Beispielsweise ist Paycenter für die Bereitstellung der Karten in Bayern und weiteren Kommunen in Sachsen, Thüringen und Brandenburg zuständig. Die Vergabe der Aufträge erfolgt öffentlich.

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Der Bundestag hat einen wegweisenden Schritt für die Digitalisierung Deutschlands vollzogen und im Februar den Gesetzesentwurf zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) verabschiedet. Diese Neuerungen markieren einen Meilenstein in der Verwaltungsdigitalisierung und unterstreichen die Bemühungen der Bundesregierung, die Verwaltung zu modernisieren, Digitalisierungshemmnisse abzubauen und die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands im internationalen Vergleich zu stärken. Jetzt ist das Gesetz für digitale Verwaltung allerdings im Bundesrat gescheitert. Als Reaktion darauf will die Ampelkoalition nun den Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat anrufen.

Was sieht die neue Version des Onlinezugangsgesetzes vor?

Ein entscheidendes Element der OZG-Änderung ist die Einführung der „BundID“ als das zentrale Bürger:innenkonto für alle in Deutschland. Dies ermöglicht nicht nur eine einheitliche Identifikation, sondern auch eine digitale Antragstellung und Kommunikation mit Behörden sowie die digitale Zustellung von Bescheiden. Dadurch wird der Gang zum Amt für viele Anliegen überflüssig. Gleichzeitig gestalten sich Verwaltungsprozesse deutlich effizienter und benutzer:innenfreundlicher. Das „Once-Only-Prinzip“ wird die lästige „Zettelwirtschaft“ beenden, indem es ermöglicht, dass erforderliche Nachweise elektronisch bei den zuständigen Behörden abgerufen werden können, sofern der/die Antragsteller:in zustimmt. Das vereinfacht den Prozess der Antragstellung erheblich und spart Zeit und Ressourcen für alle Beteiligten.

Für Unternehmen und juristische Personen bringt das neue Gesetz ebenfalls wegweisende Änderungen mit sich: Die Einführung eines digitalen Organisationskontos für Verwaltungsleistungen wird es Unternehmen ermöglichen, diese Leistungen einfach, sicher und transparent online abzuwickeln. Des Weiteren werden „digital only“-Angebote für unternehmensbezogene Verwaltungsleistungen des Bundes verpflichtend, was wiederum die Digitalisierung in der Wirtschaft weiter vorantreiben wird. Um die Digitalisierung zu vereinheitlichen und zu beschleunigen, werden verbindliche technische Standards und einheitliche Schnittstellen vorgegeben. Die Standardisierung von Ende-zu-Ende-Digitalisierung wird angestrebt, um medienbruchfreie Verwaltungsverfahren zu gewährleisten und die Effizienz der Verwaltung zu steigern.

Bundesrat lehnt Änderung des Onlinezugangsgesetzes ab

Die Erweiterung des OZG soll den Rahmen für die weitere Digitalisierung der Verwaltung sowie zentrale Voraussetzungen für nutzer:innenfreundliche und vollständig digitale Verfahren schaffen. Dies würde zu mehr Standardisierung und einem breiten Onlineangebot an Verwaltungsleistungen führen. Nach dem erfolgreichen Beschluss des Bundestages hielt die Zuversicht über den Gesetzesbeschluss jedoch nicht lange an: Ende März bremste der Bundesrat die Verwaltungsdigitalisierung aus, indem eine Mehrheit überraschend gegen den Gesetzesentwurf stimmte. Nun will die Bundesregierung über das OZG-Änderungsgesetz nachverhandeln und der Gesetzesentwurf geht im nächsten Schritt in den Vermittlungsausschuss.

„Deutschland braucht eine moderne und digitale Verwaltung. Unser Gesetz ist ein sehr wichtiger Schritt dahin“, sagte Bundesinnenministerin Nancy Faeser (SPD). Daher sei es wichtig, jetzt im Vermittlungsausschuss mit den Ländern schnell eine Lösung zu finden. Schließlich gehe es darum, Bürgerinnen und Bürgern den Gang zum Amt zu ersparen und einheitliche digitale Verfahren zu ermöglichen. Außerdem gehe es darum, Unternehmen mit vollständig digitalen Verfahren von viel Bürokratie zu befreien.

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Anforderungen an den Leistungsempfänger bei umgekehrter Steuerschuldnerschaft

Ihr seid auf Plattformen wie Amazon, TikTok oder Facebook unterwegs und schaltet dort zum Beispiel Werbung? Dann ist das neue Urteil vom Bundesfinanzhof (BFH, Urteil vom 31. Januar 2024, V R 20/21) von höchster Bedeutung für euch: Ihr seid verpflichtet, die Umsatzsteuer für den Werbeplatz selbst abzuführen, statt sie an die Plattformen zu zahlen. Dahinter steckt die sogenannte Umkehr bzw. die Verlagerung der Steuerschuld. Es ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da Fehler bei der Anwendung dieser komplexen Vorschrift leicht bei der Rechnungsstellung unterlaufen können.

Reverse-Charge-Verfahren

Für sonstige Leistungen, die ein im EU-Ausland ansässiger Unternehmer an einen im Inland ansässigen Unternehmer erbringt, besteht eine Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, wenn der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist. Geklagt hatte ein im EU-Ausland ansässiges Unternehmen, das auf elektronischem Wege sonstige Leistungen im Inland erbrachte. Das Unternehmen betrieb einen Online-Marktplatz, auf dem sowohl Unternehmer als auch Nichtunternehmer Gegenstände zum Kauf anboten. Die Dienstleistungen des Unternehmens bestanden darin, den Anbietern der Waren den Zugang und die Nutzung des Online-Marktplatzes zu gewähren.

Verlagerung der Umsatzsteuerschuld, sofern Empfänger Unternehmer ist

Um den Online-Marktplatz nutzen zu können, mussten sich die Leistungsempfänger zunächst registrieren und dabei angeben, ob sie als Privatperson oder als Unternehmer den Marktplatz nutzen wollten. Sofern der Leistungsempfänger eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) eintrug, prüfte das Unternehmen diese auf Gültigkeit. War der Leistungsempfänger als gewerblicher Nutzer registriert, gab aber keine oder eine ungültige USt-IdNr. an‚ prüfte und bejahte das Unternehmen die Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers, wenn bei diesem eines von drei vom Unternehmen selbst definierten Kriterien vorlag. Danach war die Unternehmereigenschaft gegeben, wenn der Leistungsempfänger:

  1. im laufenden Jahr oder im Vorjahr eine bestimmte Anzahl von Verkäufen tätigte oder getätigt hatte,
  2. im gleichen Zeitraum Leistungsentgelte in einer bestimmten Mindesthöhe entstanden waren oder
  3. wenn sich der Leistungsempfänger auf einer besonderen Plattform angemeldet hatte, die gewerblichen Händlern vorbehalten war.

Bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung vertraten die Prüfer des Finanzamtes die Auffassung, dass nur die Leistungsempfänger als Unternehmer zu behandeln seien, für die eine gültige USt-IdNr. vorgelegen habe. Die drei vom Unternehmen selbst angelegten Kriterien waren nach Ansicht der Prüfer nicht geeignet, die Unternehmereigenschaft der Leistungsempfänger anzunehmen. Demzufolge wurde für die darauf entfallenden geschätzten Entgelte die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft vom Finanzamt nicht akzeptiert und Umsatzsteuer vom Unternehmen nachgefordert.

Keine Notwendigkeit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Finanzgerichte sahen das anders. Sowohl das Finanzgericht als auch der Bundesfinanzhof entschieden in den sich anschließenden Klage- und Revisionsverfahren, dass die Verwendung einer gültigen USt-IdNr. durch den Leistungsempfänger keine Voraussetzung dafür ist, den Leistungsempfänger als Unternehmer anzusehen und eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft herbeizuführen. Jedoch muss die Person des Leistungsempfängers hinreichend bekannt und identifizierbar sein, um die Unternehmereigenschaft beurteilen zu können. Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt, unabhängig davon, ob er nach anderen Vorschriften rechtsfähig ist. Das Unternehmen umfasst dabei die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Die Unternehmereigenschaft setzt laut Gesetzeswortlaut nicht die Erteilung oder ein Tätigwerden unter einer gültigen USt-IdNr. voraus. Doch was bedeuten diese Kriterien nun genau für die unternehmerische Praxis?

Empfänger muss identifizierbar sein

Die gesetzlichen Regelungen geben nicht vor, welche Angaben und/oder Unterlagen der leistende Unternehmer den Finanzbehörden hinsichtlich der Person des Leistungsempfängers vorlegen muss, damit die Voraussetzungen für eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft als erfüllt angesehen werden. Den leistenden Unternehmer trifft jedoch eine Feststellungslast, wenn er die begünstigende Regelung in Anspruch nehmen möchte.

Der BFH sah jedenfalls die vom Unternehmen eingereichten Angaben, die den Namen, den Firmennamen und die Adressen der Leistungsempfänger enthielten als ausreichend an, um die Existenz und Identität der Leistungsempfänger sowie ihrer Unternehmereigenschaft zu überprüfen. Da das Finanzgericht die Unterlagen nicht in ausreichendem Maße geprüft hatte, wurde das Verfahren an das Finanzgericht zurückverwiesen.

Fazit

Für die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft kommt es nicht zwingend auf die Verwendung einer gültigen USt-IdNr. durch den Leistungsempfänger an. Allerdings trägt der Leistende die Feststellungslast, dass der Leistungsempfänger die Unternehmereigenschaft für die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft erfüllt. Eine bestimmte Form des Nachweises ist hierbei jedoch nicht vorgeschrieben.

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Das Schreckgespenst für alle Unternehmer:innen: die Betriebsprüfung. Möchten Steuerprüfer:innen die genauen Zahlen der Buchführung und vorgelagerten Systeme wie die Dokumente im Detail prüfen, kommen viele Unternehmer:innen ins Schwitzen. Wichtig ist es daher zu wissen, was eine Betriebsprüfung ist und was als Unternehmer:in zu beachten ist. Um das Ganze etwas weniger nervenaufreibend für euch zu gestalten, haben wir uns mit Betriebsprüfer (examinierter Steuerberater) Daniel Denker (in nicht dienstlicher Eigenschaft) unterhalten. Er ist Steuerexperte, schult andere Steuerberater:innen und hat uns verraten, welche Stolperfallen unbedingt umschifft werden sollten und wie ihr eure Buchführung ordnungsgemäß gestalten könnt.

Die Gründe einer Betriebsprüfung

Die Gründe einer umfangreichen Prüfung können ganz unterschiedlich sein. Sie bedeutet nicht per se, dass etwas falsch gelaufen ist und stellt zwangsläufig auch kein Fehlverhalten dar. Sie ist vielmehr eine Maßnahme, um sicherzustellen, dass die steuerlichen Angaben korrekt sind und dem tatsächlichen Geschäftsverlauf entsprechen.

Es kann reiner Zufall sein, dass ein Unternehmen ausgewählt wird. Aber auch Auffälligkeiten können eine Rolle spielen. „Auffälligkeiten bedeuten, dass innerhalb kurzer Zeit beispielsweise ein extrem hohes Wachstum zu verzeichnen war – das sehen wir im Online-Handel sehr oft. Dadurch können E-Commerce-Unternehmen schon mal ins Visier geraten“, erklärt Daniel Denker. Neben seiner Tätigkeit als Betriebsprüfer, teilt er sein Fachwissen auch als Gastdozent an der Steuerakademie Niedersachsen, wo er angehende Finanzbeamt:innen ausbildet. Außerdem engagiert er sich seit vielen Jahren als Referent in der Fortbildung für Steuerberater:innen und deren Mitarbeiter:innen und veröffentlicht regelmäßig Artikel für verschiedene Fachzeitschriften.

„Eine weitere Ursache können Kontrollmitteilungen sein, insbesondere mit dem künftigen Fokus auf das aktuelle Plattformsteuertransparenzgesetz“, so Denker weiter. Hierbei werden Umsätze von Plattformen wie Amazon und eBay automatisch ans Finanzamt gemeldet. „Wenn diese gemeldeten Umsätze nicht mit den Zahlen in der Buchführung übereinstimmen oder es Abweichungen gibt, möchte das Finanzamt dies genauer prüfen. Dies kann durch Faktoren, wie etwa Rücksendungen oder Stornierungen vorkommen.“

Potenzielle steuerliche Risiken minimieren: Verfahrensdokumentation und korrekte Aufzeichnung

Alle Unternehmen – unabhängig, ob Großkonzern, mittelständische oder Einzelunternehmen oder Freiberufler:innen ohne Mitarbeiter:innen – sind dazu verpflichtet, steuerrelevante Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Belege oder Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Insbesondere im E-Commerce, wo eine Vielzahl von Transaktionen täglich abgewickelt wird, ist eine klare Dokumentation der steuerlich relevanten Prozesse unerlässlich. Ein entscheidender Schritt, um das Risiko einer Betriebsprüfung zu minimieren, besteht darin, eine umfassende Verfahrensdokumentation zu erstellen. „Diese wird von der Finanzverwaltung gefordert. Sie soll es einem sachverständigen Dritten ermöglichen, sich schnell in die Buchführung und die Lage des Unternehmens einzuarbeiten“, erklärt Denker. Besonders bei komplexen Online-Händler:innen, die auf verschiedenen Plattformen agieren, kann dies eine Herausforderung sein. Es sei daher wichtig, dass nicht nur Unternehmer:innen selbst, sondern auch andere Personen einen Überblick bekommen können, betont Denker.

Zu einer korrekten Aufzeichnung gehören zudem alle Informationen über Einnahmen, Ausgaben, Bestände und weitere finanzielle Transaktionen. Grundsätzlich sollten Belege nicht nur für die Betriebsprüfung aufbewahrt werden, sondern generell für das Besteuerungsverfahren. „Das umfasst vor allem alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Wenn ich etwas verkaufe und eine Rechnung ausstelle, muss ich diese aufbewahren. Das Gleiche gilt, wenn ich etwas einkaufe“, betont Denker. Zusätzlich seien Kontoauszüge von Bedeutung, insbesondere wenn verschiedene Banken genutzt würden, darunter auch Online-Banken und ausländische Banken. „Außerdem gibt es für Händler, die ins EU-Ausland verkaufen, spezielle Anforderungen wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers.“ Eine lückenlose Dokumentation erleichtere nicht nur die interne Kontrolle, sondern auch die Zusammenarbeit mit den Steuerbehörden im Falle einer Prüfung.

„Die Umsatzsteuer ist eine Risikosteuer, bei der Fehler passieren können!“

Besonders die Umsatzsteuer stelle im Online-Handel eine steuerliche Herausforderung dar, erklärt der Betriebsprüfer. „Die Umsatzsteuer ist eine Risikosteuer, bei der leicht Fehler passieren können“. Ein häufiger Fehler im innergemeinschaftlichen Handel bestehe darin, dass von einem/einer anderen Unternehmer:in keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angefordert wurde und daher netto abgerechnet werde, so Denker. „Dadurch wird der Umsatz aber steuerpflichtig und es müssen 19 Prozent Umsatzsteuer darauf berechnet werden, was die Marge erheblich beeinträchtigt bzw. ein worst case Szenario darstellen kann, erklärt er. „Solche Fehler treten oft nicht nur einmal auf, sondern können sich wiederholen, da die Fehler nicht selten bei vielen Transaktionen gemacht wurden“, so Denker weiter. „Beispielsweise bei Transaktionen, bei denen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nie überprüft wurde, oder ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist, kann das teuer werden!“

Ein weiterer wichtiger Aspekt betreffe den Verkauf an Privatpersonen, bei dem der richtige Ort für die Umsatzsteuer bestimmt werden muss. Das bedeutet, dass festgelegt werden muss, wo die Umsatzsteuer entsteht, ob es sich um deutsche, spanische oder österreichische Umsatzsteuer handele.

Diese Besonderheiten machen die Umsatzsteuer im Online-Handel zu einer komplexen und herausfordernden Steuerart, die genaue Kenntnis der einschlägigen Vorschriften und eine sorgfältige Buchhaltung erfordert, um steuerliche Risiken zu minimieren.

Digitale Tools liefern Einblicke in Echtzeit

Glücklicherweise bieten moderne digitale Tools und Softwarelösungen effiziente Möglichkeiten, steuerliche Dokumentation im E-Commerce zu verwalten. Es gibt eine Vielzahl von Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Transaktionen transparent und ordnungsgemäß zu dokumentieren und vorgefertigte Musterverfahrensdokumentationen anbieten. Natürlich sei jede Unternehmenssituation individuell, unterstreicht Denker, aber diese Musterverfahrensdokumentationen seien ein guter Ausgangspunkt, da sie sich oft ähneln würden. „Man kann sie dann an die spezifischen Bedürfnisse seines Unternehmens anpassen. Dies ist in der Regel für kleine bis mittelständische Online-Händler möglich. Wenn das Unternehmen jedoch sehr groß und komplex ist, mit vielen Mitarbeitern, verschiedenen Standorten und eigenen Lagern, auch im Ausland, dann ist es angebracht, eine individuelle Verfahrensdokumentation zu erstellen, die auf die spezifischen Gegebenheiten zugeschnitten ist.“

Tax-Compliance: So reduziert ihr das Risiko einer Steuerprüfung

„Die rechtzeitige Einreichung der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Erfüllung meiner Zahlungsverpflichtungen und die Abgabe meiner zusammenfassenden Meldung, falls das Finanzamt Nachfragen hat, sind von höchster Bedeutung“, bekräftigt Denker. „Das sind im Wesentlichen die Compliance-Faktoren.“ Natürlich lässt sich die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung nicht vollständig vermeiden, selbst wenn alles korrekt durchgeführt werde.

„Stellt das Risikomanagement jedoch ein rasches Wachstum fest, kann der Finanzbeamte ggf. eine Meldung zur Betriebsprüfung vornehmen. Im Online-Handel kommt es zudem nicht selten zu Vorsteuer-Überhängen, wodurch man mehr vom Finanzamt zurückerstattet bekommt, als man an Umsatzsteuer bezahlt hat. In solchen Fällen könnte das Finanzamt eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung durchführen, was jedoch nicht zwangsläufig auf ein Fehlverhalten hindeutet“, betont Denker. Dann sei es wichtig, alle relevanten Unterlagen bereitzuhalten, wie Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsbelege sowie eine Verfahrensdokumentation.

Was ist jetzt ratsam?

Es ist ratsam, proaktiv auf Prüfer:innen zuzugehen und zu erfragen, ob weitere Informationen benötigt werden, um transparent zu sein. „Das erfordert tatsächlich die sorgfältige Aufbewahrung aller Dokumente. Das ist wirklich das Wichtigste, da eine unvollständige Dokumentation angreifbar machen könnte. Es mag viel erscheinen, aber das ist wirklich von höchster Priorität. Sollte dann eine Betriebsprüfung durchgeführt werden, hat man zumindest sämtliche Unterlagen griffbereit, wodurch sich möglicherweise nur noch kleinere rechtliche Fragen ergeben, über die man möglicherweise eine Einigung erzielen kann“, erklärt Denker.

Eine empfindliche Schätzung durch die Betriebsprüfung gilt es zu vermeiden. In einer Betriebsprüfung werden auch nicht nur Umsatzsteuerfragen geprüft, sondern es können auch andere steuerliche Angelegenheiten wie beispielsweise absetzbare Ausgaben überprüft werden, um festzustellen, ob sie steuerlich anerkannt werden können. Das käme ebenfalls vor, so der Steuerexperte. Eine Betriebsprüfung könne aber auch ohne Beanstandungen abgeschlossen werden.

Eine Betriebsprüfung im Online-Handel kann also zwar ein einschneidendes Ereignis sein, muss jedoch zwangsläufig kein Fehlverhalten seitens des Unternehmens bedeuten. Vielmehr dient sie dazu, die steuerlichen Angaben zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie mit dem tatsächlichen Geschäftsverlauf übereinstimmen. Um potenzielle steuerliche Risiken zu minimieren, sind eine sorgfältige und transparente Dokumentation aller Geschäftsprozesse sowie eine genaue Kenntnis der einschlägigen steuerlichen Vorschriften unerlässlich. Letztlich kann eine gute Vorbereitung und proaktive Kommunikation mit den Steuerbehörden dazu beitragen, eine Betriebsprüfung erfolgreich abzuschließen und mögliche steuerliche Fragen zu klären.

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Von der Kanzlei ETL Schmidt & Partner in Lutherstadt Wittenberg aus berät Steuerberater Jürgen Schott Mandant:innen aus den verschiedensten Branchen. Seit 2019 liegt ein besonderer Fokus auf dem Online-Handel. In unserem fynax-Interview erzählt er uns, was ihm an dieser Branche so fasziniert.

Welche Rolle nimmst du in eurer Kanzlei ein?

Ich bin sozusagen ein Fünftel unserer Kanzleileitung: insgesamt sind wir fünf Partner und auf die unterschiedlichsten Branchensysteme spezialisiert – unter anderem auf den Pflege-, Gastronomie- und Hotellerie-Bereich. Ebenfalls sehr stark in unserem Fokus ist mit Felix1 und eben auch mit fynax die digitale Steuerberatung, bei der wir ausschließlich E-Commerce-Mandate betreuen. Das ist mittlerweile auch ein Hauptpfeiler für uns, für den wir inzwischen mehrere Mitarbeiter beschäftigen.

Wie viele Steuerberater:innen bzw. Mitarbeiter:innen beschäftigt ihr?

Neben uns fünf geschäftsführenden Steuerberatern haben wir außerdem 30 Mitarbeiter und drei Auszubildende in der Kanzlei. Und da ist natürlich alles vom Finanzbuchhalter bis zur Jahresabschluss-Kraft dabei.

Seit wann bist du mit deiner Kanzlei Teil von fynax und wieso habt ihr euch dafür entschieden?

Letztendlich ist das historisch bedingt in der Lutherstadt Wittenberg gewachsen: Die Kanzleigründerin Frau Simone Vahle und wir sind schon immer sehr ETL verbunden gewesen. Und als sich fynax als neue Branchenspezialisierung angeboten hat, wollten wir von Anfang an mit dabei sein. Also haben wir begonnen, die E-Commerce Branche bei uns zu implementieren und die ersten Mandate dort zu betreuen. Das macht bis heute Spaß, vor allem da der Sektor immer weiterwächst. Ich denke, dass zukünftig nicht nur bei uns in der Kanzlei ein ganz großer Schwerpunkt auf dieser Branche liegen wird.

Was macht eine gute Steuerberatung für dich aus?

Das setzt sich ja schon aus dem Wort zusammen: Steuern und Beratung. Das heißt, der Fokus sollte natürlich auf der Beratung liegen, nicht nur auf der reinen Deklaration und dem Steuerrecht. Das Steuerrecht ist immer sehr vielfältig und in den unterschiedlichsten Bereichen im Wandel. Durch gesetzliche Vorgaben, die Rechtsprechung und Verwaltung entwickelt es sich ständig weiter und bleibt interessant. Das führt aber gleichzeitig auch zu Besonderheiten und Herausforderungen, gerade in der Beratung, diese Strömungen und Neuerungen umzusetzen, an den Mandanten heranzutragen und dann zu prüfen.

Was macht den Bereich E-Commerce so spannend? Und welche Besonderheiten haben Online-Händler:innen im Vergleich zu stationären Händler:innen zu beachten?

E-Commerce ist einer der an stärksten wachsenden Märkten, die wir haben. Letztendlich gibt es super viele junge Unternehmen und viele Start-ups, die den Markt bereichern, auch wenn viele genauso schnell wieder verschwinden. Die Besonderheit ist, dass man keinen stationären Handel mehr braucht. Dadurch hat sich der Handel um ein Vielfaches vereinfacht. Ich kann meinen Shop, übertrieben gesagt, vom Küchentisch aus betreiben. Dropshipping zum Beispiel bedeutet letztendlich, dass ich keine Lagerhaltung mehr brauche; ich führe meine Einkäufe erst aus, nachdem ich diese über das Internet verkauft habe. Es ist ein schnelllebiger und schnell wachsender Markt mit vielen Onlineshops sowie Onlineportalen mit den unterschiedlichsten Angeboten.

Welche Besonderheiten gibt es in der Beratung von E-Commerce-Unternehmen?

Ja, da denke ich insbesondere an die Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer gehört nämlich nicht dem Unternehmer, sondern immer den Fiskalbehörden. Die Grundformel besteht aus der gesetzeskonformen Deklaration. Aus unserer Sicht müssen wir den Mandanten sensibilisieren, dass er gerade bei grenzüberschreitendem Handel erkennt, dass eben auch andere Fiskalbehörden – möglicherweise ausländische – Ansprüche erheben können.

Bei der Beratung achten wir besonders darauf, was für den Mandanten betriebswirtschaftlich sinnvoll sein kann und auf welche Neuerungen der Unternehmer proaktiv reagieren muss, denn der Konkurrenzgedanke schwingt natürlich auch immer mit. Aus unserer Sicht ist die steuerliche Herausforderung bei Online-Händlern schlichtweg immer gegeben, weil diese Märkte immer stärker „cross-border“ aufgestellt sind. Das heißt grenzüberschreitend innerhalb der Union, aber gegebenenfalls natürlich auch gegenüber Drittstaaten, sodass es dann umsatzsteuerlich eine Herausforderung sein kann. Und genau diese Punkte sind dann in unserem Fokus: Inlands- und Auslandshandel, grenzüberschreitende Prozesse richtig zu erkennen und richtig zu steuern. Das ist unsere Aufgabe und Verantwortung den Mandaten gegenüber.

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Lange Zeit galt die Rückgabefrist bei Amazon als gefestigt: mindestens 30 Tage galt das Rückgaberecht für Produkte, die auf der Online-Plattform erworben werden. Das ändert sich jetzt. Aufgrund der gestiegenen Kosten und der aktuellen Inflationsproblematik hat der Onlineriese bereits zwei neue Maßnahmen vorgestellt, um Kosten einzusparen. Nachdem Amazon bereits KI-Technologien nutzt, um die Retouren von Modeartikeln zu minimieren, soll jetzt auch die Rückgabefrist für andere Warengruppen reduziert werden, um so Kosten einzusparen. Wir haben euch die wichtigsten Informationen zusammengefasst.

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Nur noch 14 statt 30 Tage Rückgabefrist – Amazon passt sich an die gesetzlich vorgeschriebene Mindestdauer beim Rückgaberecht in Deutschland an.
  • Die neue Rückgabefrist greift ab dem 25. April und gilt künftig für Elektronikartikel, Kameras, Bürobedarf und Videospiele.
  • Ausgenommen sind Amazon-Geräte und erneuerte Produkte.
  • Für die meisten sonstigen Warengruppen gilt weiterhin die 30-Tage-Rückgabefrist.

Die Ausgangslage

Verbraucher:innen schätzen besonders kostenlose Retouremöglichkeiten bei Anbieter:innen. Das schafft Vertrauen und bietet den Käufer:innen den Komfort, die Artikel zurückzusenden, wenn sie nicht damit zufrieden sind.

Doch Online-Händler:innen stehen vor einem Dilemma: denn jeder zurückgeschickte Artikel kostet die Anbieter:innen zwischen fünf und zehn Euro, wie aus einer Studie des Handelsforschungsinstituts EHI hervorgeht. Der größte Kostenpunkt liegt dabei in der Überprüfung der zurückgeschickten Artikel und der damit verbundenen Qualitätskontrolle. Dabei sind Rücksendungen von Elektronikartikeln für viele Online-Händler:innen besonders problematisch, da sie diese Waren anschließend nicht mehr als A-Waren weiterverkaufen dürfen.

Hinzu kommt, dass häufige Rücksendungen auch zulasten der Umwelt und des Klimas gehen. So beklagt das Umweltbundesamt negative Auswirkungen durch zusätzliche Transportwege und ggf. durch die zwangsmäßige Vernichtung von zurückgesendeter Ware, die nicht mehr zu gebrauchen ist.

Im Schnitt liegen die Retourenquoten in Deutschland zwischen sechs und zehn Prozent, bei Modeprodukten sogar bei 26 bis 50 Prozent. Eine Erlassung der Retourenkosten bieten insgesamt 14 Prozent aller Online-Händler:innen an.

Die Änderungen im Detail

Die neue Rückgabefrist von 14 Tagen soll ab dem 25. April greifen. Sie beginnt in jedem Fall immer mit dem Auslieferungsdatum des jeweiligen Produkts. Die betroffenen Warengruppen sind unter anderem Elektronik, Kamera, Bürobedarf sowie Videospiele. Ausgenommen von der neuen Regelung sind allerdings Amazon-Geräte und erneuerte Produkte sowie alle anderen Warengruppen. Dort gilt weiterhin wie gewohnt die 30-Tage-Rückgabefrist.

Das Rückgaberecht und Rückgabedatum soll dabei unter jedem Produktpreis deutlich hervorgehoben und gekennzeichnet werden, damit es nicht zu Missverständnissen bzgl. der Frist kommt.

Online-Händler:innen atmen auf

Mit der Anpassung Amazons an die gesetzliche Mindestdauer beim Rückgaberecht in Deutschland bietet der Onlineriese jetzt aber auch etwas Freiraum für die Verkäufer:innen auf der Plattform: So soll es Online-Händler:innen, die Amazon als Marktplatz nutzen, jetzt freistehen eigene Rücksendefristen anzubieten. Diese dürfen die gesetzliche Mindestfrist von 14 Tagen nicht unterschreiten, können aber nach oben nach Belieben angepasst werden. Damit löst Amazon einen wichtigen Streitpunkt, denn im Vorfeld waren alle Händler:innen dazu verpflichtet, eine 30-Tage lange Rückgabefrist anzubieten.

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Online-Händler:innen kennen es: Das Angebot der Zahlungsdienste sowie eine schnelle und unkomplizierte Zahlungsabwicklung sind das „A und O“ für jeden erfolgreichen Online-Shop. Denn durch lästige oder unnötig viele Zahlungsschritte können Kund:innen schnell das Interesse verlieren. Das weiß auch PayPal – der Zahlungsdienstleister vereint mit PayPal Check-out eine Komplettlösung für Onlinezahlungen und ermöglicht es Online-Händler:innen ihre Zahlungsabwicklung so zu vereinfachen. PayPal Check-out wurde jetzt mit neuen Funktionen erweitert, die besonders kleine und mittelständische Unternehmen interessieren dürften.

Die Neuerungen bei PayPal Check-out

Der Check-out ermöglicht es Nutzer:innen künftig, Zahlungsmethoden im „PayPal Vaulting-Tool“ zu speichern und damit schneller und einfacher auf die bevorzugte Zahlungsart zurückzugreifen. Außerdem ist ein „Real-Time Account Updater“ für Kartendaten hinzugefügt worden. Dieser ermöglicht Kund:innen, ihre Zahlungsdaten aktuell zu halten und gebührenpflichtige Rückbuchungen – beispielsweise bei Ablauf der Kreditkarte o.Ä. – zu vermeiden.

Apple & Google Pay integriert

Zu den wichtigsten Neuerungen gehört zweifelsohne die Einführung und Integration der Zahlungsoptionen von Apple und Google Pay. Managing Director von PayPal Deutschland Jörg Kablitz erklärt den Schritt des Unternehmens wie folgt: „Der Onlinehandel entwickelt sich kontinuierlich weiter und Unternehmen (KMUs) benötigen Zugang zu einer Reihe von Tools, die ihnen helfen, Umsätze zu steigern und effizienter zu arbeiten. Mit PayPal Check-out können Onlinehändler:innen mit einer einzigen Integration Zugang zu all diesen Features erhalten.“

Cybersecurity

Unternehmen sollten bei allen Zahlungsanbieter:innen immer auf Cybersecurity-Maßnahmen achten, um die sensiblen Daten ihrer Kund:innen sicher abspeichern zu können. PayPal Check-out bietet hierfür bei berechtigten Transaktionen eine Haftung in den Bereichen Betrugsschutz, Rückbuchungsschutz und Verkäufer:innenschutz an.

Integration von PayPal Check-out

Das Zahlungssystem von PayPal kann über Shopsystem-Anbieter:innen oder mithilfe manueller Integrationsschritte in deinen Payment-Prozess integriert werden. In diesem Zusammenhang bietet die Komplettlösung alle gängigen lokalen Zahlungsmethoden sowie flexible Finanzierungsoptionen. Verkäufer:innenschutz und Betrugsschutzsysteme obliegen dabei PayPal.


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Chinesische Shopping-Plattformen haben den deutschen Markt erobert. Sie heißen Wish, Temu, Shein und Co. und bieten eine riesige Auswahl an Billigprodukten. Der kometenhafte Aufstieg der chinesischen Unternehmen wird jedoch von großer Kritik begleitet: So beanstandet die Bundesregierung, wie die „Wirtschaftswoche“ berichtet, die mangelnde Verzollung, Produktsicherheitsbedenken, sowie Umweltrisiken der Billiganbieter und verweist dabei auf das Risikopotential für die deutsche Wirtschaft und Logistik. Das Wirtschaftsministerium plant nun eine verschärfte Marktüberwachung durchzusetzen und drängt auf eine Reform der Zollverfahren. Ob diese Überlegungen Besserungen mit sich bringen, wollten wir von Zollexperte Markus Bitzer wissen.

Neue Kontrollmechanismen für Shein und Temu?

Die Bekanntheit der beiden Online-Plattformen für Fast-Fashion macht auch vor der Politik keinen Halt. Aufgrund mangelnder Verzollung, Umwelt- und Sicherheitsrisiken sowie Produktqualitätsbedenken besteht bei der Bundesregierung Konsens über strengere Kontrollen der beiden chinesischen Unternehmen. Die Bundesregierung reagiert damit insbesondere auf Forderungen von verschiedenen Abgeordneten, wie unter anderem von Michael Meister (CDU) und Wirtschaftssekretär Udo Phillip, strengere und umfangreichere Kontrollen durchzuführen.

Meister fordert eine klare Positionierung der Bundesregierung gegen die aggressive Marktstrategie der chinesischen Ableger sowie flächendeckende Kontrollen der importierten Ware. Außerdem soll eine Reform des Zollverfahrens dabei helfen, die Marktüberwachung zu stärken. Udo Phillip bemängelt indes die Sicherheits- und Qualitätsstandards der beiden Billiganbieter. Dies wird beispielsweise auch durch die Erhebung der europäischen Spielwarenindustrie gestützt, die in ihrer Kontrolle 18 von insgesamt 19 Spielzeugprodukten der chinesischen Unternehmen als erhebliches Sicherheitsrisiko eingestuft hat.

Ein Grundkonsens zur strengeren Kontrolle von Temu und Shein besteht auf politischer Ebene bereits, allerdings ist vor allem die Umsetzung aufgrund des großen Importvolumens der beiden Großanbieter sehr schwierig. Denn täglich erreichen knapp 400.000 Pakete deutsche Frachthäfen. Eine flächendeckende Kontrolle wäre hier nur durch eine massive personelle Aufstockung möglich.

„Wer sagt, dass die Abschaffung der 150-Euro-Grenze eine Steuerehrlichkeit herbeiführt?“

Die Strategie von Temu und Shein umgeht Zollvorschriften geschickt: Bisher regelt das Zollgesetz eine Zollfreigrenze von vertriebenen Waren von bis zu 150 Euro. Temu und Shein bedienen sich dieser Regelung und vertreiben deshalb gezielt ihre Waren unter dieser Freigrenze. Falls ein Bestellwert doch die Freigrenze übersteigt, werden die Warensendungen in mehrere Teillieferungen aufgeteilt, um so der Zollkontrolle zu entgehen. Brüssel plant bis 2028 zusätzliche Zollgebühren auf Warensendungen im Wert von unter 150 Euro zu erheben, wenn sie aus Nicht-EU-Ländern stammen. „Die geplante Abschaffung der 150 Euro Grenze wird in meinen Augen keine Besserung bringen“, entgegnet Zollexperte, Markus Bitzer. „Denn was bedeutet das? Es fallen Zollgebühren für Warenwerte unter 150 Euro an und die Importeure sind verpflichtet, eine Zollanmeldung abzugeben. Mehr aber auch nicht“, so Bitzer weiter. „Wer sagt, dass die Abschaffung der 150-Euro-Grenze eine Steuerehrlichkeit herbeiführt, wenn die Rechnung immer noch deutlich unter Wert ist?“

Die Einfuhr von Waren aus Drittländern in die EU ist grundsätzlich ohne Einschränkungen zulässig. Ein Einfuhrverbot für Temu & Co. könne innerhalb weniger Wochen wenigstens zu korrekten Zollverfahren führen, erklärt Bitzer. Das Problem der Unterfakturierung löse dies hingegen nicht – das der Warenqualität aber eventuell.

Weiterhin könnte man auch Anti-Dumping- und Ausgleichszölle einführen: Das bedeutet, man hebt die Einfuhrpreise durch entsprechende Aufschläge an, sorgt dabei aber gleichzeitig auch für mehr Arbeit für den Zoll, so Bitzer weiter. „Aber auf diese Weise könnte man Billiganbieter zur Einhaltung der Zollvorschriften und der Marktkorrektur zwingen – wenn die Preise denen der EU vergleichbar sind.“

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