Während die Chancen und Risiken Künstlicher Intelligenz (KI) diskutiert werden, haben sich erste Vorboten bereits in unserem Alltag breit gemacht. Ob Assistenzsysteme im Auto, Chatbots in der Kundenbetreuung, Siri oder Alexa – alle haben sich schon an die bequeme Unterstützung durch KI gewöhnt. Jetzt sind auch erste KI-Projekte in Steuerkanzleien zu beobachten. Schließlich hilft diese Technologie nicht zuletzt dabei, Prozesse zu automatisieren und vereinfachen, und das in einer Branche, die wie alle mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen hat.

Aber keine Angst – KI wird keine Arbeitsplätze vernichten, sondern vielmehr dafür sorgen, dass stupide Tätigkeiten wegfallen und sich die Steuerberater und ihre Teams wieder spannenderen Aufgaben zuwenden können. Damit diese Transformation gelingt, muss sichergestellt sein, dass die Systeme mit den richtigen Daten „gefüttert“ werden. Denn die KI kann nur so intelligent sein, wie man sie „macht“. Umso wichtiger ist es, dass sich die Kanzleien frühzeitig mit den Möglichkeiten und Mehrwerten dieser Technologie auseinandersetzen.


Vorteile von KI in der Steuerberatung

Automatisierung und Effizienzsteigerung

Mit KI lassen sich Routineaufgaben in der Steuerberatung automatisieren. Das steigert die Effizienz und gibt den Steuerberatern mehr Zeit für andere Aufgaben.

Intelligente Unterstützung für den Steuerberater

KI ersetzt niemanden, sondern unterstützt die Mitarbeiter in den Kanzleien: Daten werden schneller verarbeitet und Muster, die für Menschen nur schwer zu identifizieren sind, werden erkannt.

Mehr Präzision

Der Einsatz von KI minimiert Fehler und erhöht die Genauigkeit und Validität von Steuererklärungen. Das wiederum ist Grundlage für bessere Beratungsleistungen.

Wertvollere Prognosen

KI hilft bei der Analyse historischer Daten und ermöglicht zuverlässigere und schnellere Prognosen.

Moderne Kundeninteraktion

KI-basierte Chatbots lassen sich flankierend in der Mandantenbetreuung einsetzen, um einerseits die Berater zu entlasten und andererseits die Mandanten optimal zu informieren.


Gerade für Steuerkanzleien, deren Kunden aus der schnelllebigen E-Commerce-Branche kommen, könnte deshalb der Einsatz von KI interessant sein. Denn ebenso wie die KI ist E-Commerce einerseits durch seine Wandlungsfähigkeit und Dynamik geprägt, bringt andererseits aber auch neue Herausforderungen mit sich.  

Big Data  

Im Vergleich zum stationären Handel lösen E-Commerce-Geschäfte beispielsweise ein Vielfaches an Prozessen aus. Das ist gleichbedeutend mit einem Plus an Daten, die erfasst und ausgewertet werden müssen, beispielsweise Eingangs-, Ausgangsrechnungen, PayPal-Auszüge, Sammelzahlungen, etc. Bei dieser Vielzahl – allein bei den Zahlungsoptionen – kann man leicht den Überblick verlieren. Die Krux dabei: Je erfolgreicher ein Online-Shop ist und je stärker der Umsatz steigt, desto komplizierter wird das Management. Diese Datenflut macht es eCommerce-Unternehmern schwer, sämtliche Online-Transaktionen zusammenzuführen. Da die Unternehmer aber gesetzlich dazu verpflichtet sind, ihre Buchhaltung ordnungsgemäß zu erstellen, ist die Handhabung dieser Prozesse eine enorme Herausforderung und das nicht zuletzt, wenn der Steuerberater hinzukommt.  

An dieser Stelle können integrative Plattformen helfen. Sie sind in der Lage, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und damit den Gesamtprozess zu vereinfachen. Über API-Schnittstellen lassen sich beispielsweise Rechnungen und Zahlungen automatisch einlesen, ohne dass Mandanten oder Steuerberater aktiv werden müssen. So stehen ihnen alle relevanten Daten jederzeit topaktuell zur Verfügung und niemand muss mehr auf ein monatliches Reporting warten.

Je besser die Datenbasis – desto besser für die Kanzlei

Sind zeitaufwändige Prozesse erst einmal automatisiert, haben Buchhalter und Steuerberater automatisch mehr Zeit für die Analyse und Auswertung der Daten. Das hilft insbesondere dann, wenn es darum geht, anhand der Datensätze Muster zu identifizieren und Trends zu erkennen. Kanzleien, die dabei die Möglichkeiten der KI nutzen, haben den Vorteil, dass dieser Prozess um ein Vielfaches schneller erfolgt, sodass der Steuerberater viel früher und intensiver in die Beratung einsteigen kann. Dank der vorhandenen Informationen und verfügbaren Zeit, tut er sich zudem leichter, einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen des Mandanten zu entwickeln, um auch betriebswirtschaftliche Aspekte in seine Beratung einfließen zu lassen.

KI sorgt also dafür, dass Steuerberater sich wieder viel intensiver auf ihre Beraterrolle fokussieren können, anstatt sich mit einer mühsamen und zeitintensiven Datenpflege aufzuhalten. Dank KI sind sie nicht nur schneller in der Lage, Analysen zu liefern und zu interpretieren, sondern sie können ihre Erkenntnisse viel weitreichender einbringen – zum Nutzen der Mandanten. Die Unternehmen profitieren also von validen Finanzanalysen, die ihnen helfen, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen, Risiken zu vermeiden und die Voraussetzungen für ein stabiles Wirtschaften zu legen. 

Fazit

KI unterstützt die Steuerberater, damit diese ihre Expertise optimal einbringen können – in Interesse der Mandanten, aber auch des Wohlergehens der eigenen Kanzlei. Dabei ist KI das leistungsstarke Tool, das Prozesse automatisiert, Analysen verbessert und den Steuerexperten die bestmögliche Datenbasis für ihre Beratungstätigkeit an die Hand gibt. Aber erst, wenn der Steuerberater mit seinem Wissen, seiner Kreativität und seinem strategischen Denken die vorhandenen Daten interpretiert, ist der Mehrwert für den Mandanten spürbar – das kann KI allein nicht leisten, dafür braucht es nach wie vor den Menschen mit seinen individuellen Fähigkeiten.

Autoren

Lumir Boureanu
Vorstand eurodata

Nadja Müller
Steuerberaterin und fynax-Leiterin

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  • Umsätze im E-Commerce erreichen Talsohle, wie der Bundesverband E-Commerce und Versandhandel (BEVH) für das vergangene Jahr bekannt gab.
  • Der Warenumsatz ist um knapp zwölf Prozent eingebrochen.
  • „preloved goods“ erfreuen sich in Deutschland großer Beliebtheit.

Eine angespannte wirtschaftliche Lage und unsichere Zukunftserwartungen vieler Haushalte waren für den deutschen E-Commerce erneut herausfordernd. Dies spiegelte sich deutlich in gesunkenen Gesamtumsätzen wider: So fiel der Brutto-Umsatz mit Waren im Gesamtjahr 2023 erstmals zweistellig um 11,8 Prozent auf 79,7 Mrd. Euro, nach 90,4 Mrd. Euro im Jahr davor, wie der Bundesverband E-Commerce und Versandhandel Deutschland e.V. (bevh) am Donnerstag bekannt gab.

Für die Breite der Händler:innen wird 2023 als richtungsweisend in Erinnerung bleiben: Marktplätze (- 8,5 Prozent) und Online-Händler:innen (- 14,7 Prozent) blieben im Jahr 2023 ebenfalls deutlich unter dem Vorjahresergebnis. Am deutlichsten fielen die Umsatzrückgänge im Multichannel-Handel aus (- 18,1 Prozent). Bei ihnen machte sich bemerkbar, dass Kund:innen wieder vermehrt stationäre Anlaufstellen nutzten. D2C-Vertriebe (Hersteller:innen-Versender:innen) konnten ihr Wachstum in der langfristigen Betrachtung am stabilsten halten: So liegen ihre Umsätze derzeit bei 62 Prozent über dem Wert vor Ausbruch der Pandemie im Jahr 2019.

„Wir erwarten, dass die Talsohle im deutschen E-Commerce im Laufe des Jahres erreicht wird. Das vierte Quartal 2023 war mit einem Rückgang von 7,1 Prozent das erste Quartal mit einem nur einstelligen Minus seit Frühsommer 2022 und weist für die Zukunft auf eine Stabilisierung der Umsätze hin, kommentiert Gero Furchheim, Präsident des bevh. Im vergangenen Jahr sparten deutsche Konsument:innen besonders stark in den eigentlich umsatzreichen Segmenten des Onlinehandels wie Bekleidung und Unterhaltungsartikel. Der Online-Handel sei aber weiterhin in allen Altersgruppen verankert, erfreue sich ungebrochen hervorragender Kund:innenbeurteilungen und bleibe seiner Rolle als Innovator treu, so Furchheim.

 Second-Hand-Markt immer beliebter

Immer mehr Verbraucher:innen haben auf den Kauf und die Nutzung gebrauchter, reparierter oder geliehener Waren zurückgegriffen. Unter den 19- bis 29-Jährigen gaben 18,4 Prozent der Befragten an, „häufiger“ und 31,9 Prozent „gelegentlich“ gebrauchte Produkte im Internet zu bestellen. Eine ähnliche Akzeptanz zeigen auch die 30- bis 39-Jährigen, bei denen dies 11,7 Prozent bzw. 40,1 Prozent der Befragten angaben. Damit erfreuen sich „preloved goods“ in Deutschland aktuell immer größerer Beliebtheit. Auch die Skepsis gegenüber günstigeren ausländischen Anbieter:innen sinkt: Danach gefragt, ob Kund:innen (aller Altersklassen) bereit sind, bei ausländischen Shops einzukaufen, würden aktuell 61,0 Prozent der Konsument:innen „eher“ oder „voll und ganz“ eine:n ausländische:n Anbieter:in vorziehen, wenn der Einkauf dort günstiger ist.

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Online-Marktplätze wie Amazon oder etsy bieten Online-Händler:innen die Möglichkeit mit nur wenigen Klicks einen eigenen internationalen Online-Handel aufzubauen. Doch hinter einer vermeintlich einfachen Nutzung lauern einige Fallen, die Unternehmer:innen kennen sollten. Im EU-weiten, grenzüberschreitenden Handel sind umsatzsteuerliche Pflichten im Überblick zu halten und fristgerecht umzusetzen. Verschickt man seine Waren zusätzlich nicht nur innerhalb der EU, sondern auch in Drittländer, erhöht sich die Komplexität: neben den umsatzsteuerrechtlichen Regularien sind auch Zollvorschriften zu beachten. Wir haben Zollexperten Markus Bitzer gefragt, welche Herausforderungen Online-Händler:innen im internationalen Handel begegnen können.


Herr Bitzer, Sie haben sich dem Zoll nach 17 Jahren abgewendet und beraten jetzt Steuerberater:innen, Rechtsanwält:innen und Unternehmer:innen, damit diese nicht von Zollprüfungen überrascht und Nachforderungen ausgesetzt sind. Erzählen Sie ein bisschen was von sich: Wie kann man sich Ihre Arbeit vorstellen?

In den letzten Jahren meiner Tätigkeit als Zollfahnder musste ich feststellen, dass viele Strafen vollzogen worden, obwohl ein einfaches Gespräch mit den Betroffenen das Problem viel besser hätte lösen können. Es besteht also ein großes Ungleichgewicht. Ich versuche jetzt meinen Beitrag zu leisten, dass mehr Chancengleichheit im Zollverkehr herrscht und berate Unternehmen und Rechtsanwälte. Die neue Arbeit unterscheidet sich eigentlich nicht sehr groß von der alten. Das Prinzip meiner Ermittlungen ist gleichgeblieben: Es startet immer mit einer Zustandsanalyse. Anschließend überlege ich, was das Ziel ist und was man am Zustand ändern muss, um dieses Ziel zu erreichen. Das ist bei Zollermittlungen nicht anders. Man betrachtet immer erst den Ist-Zustand und analysiert die Fehlerquellen, die dann wiederum als Beweismittel eingesetzt werden. Meine Aufgabe jetzt ist es diese Fehlerquellen bereits im Vorfeld zu finden und meine Mandanten dahingehend zu beraten, damit es gar nicht erst zu einem Problem kommt.

Aus welchen Gründen werden Sendungen im Zoll kontrolliert?

Alle Sendungen durchlaufen grundsätzlich das elektronische Abfertigungssystem („ATLAS“) des Zolls. Dort sind viele Risikoparameter eingepflegt, die regelmäßig von den Zollbehörden aktualisiert werden. Die erste Kontrollinstanz erfolgt über das digitale ATLAS-System, in dem alle verfügbaren Daten der Sendung kontrolliert werden und dann erfolgt die Selektierung. Eine Selektierung der Sendung kann Personen aus unterschiedlichsten Gründen treffen. Die Kontrollprozedur läuft immer auf dieselbe Art und Weise ab: Die Sendung wird gestoppt und geprüft beziehungsweise händisch vonseiten des Zolls kontrolliert. In der Regel brauchen die Zollbeamten dann Unterlagen der ansässigen Personen der Sendung. Daraufhin erfolgt entweder eine Nachzahlung oder das Paket wird nicht freigegeben und zurückgeschickt. Die Sendung kann auch beschlagnahmt werden, insbesondere dann, wenn es sich um Sendungen handelt, die nicht gehandelt werden dürfen, wie etwa gefälschte Produkte oder Betäubungsmittel.

Welche Shops betrifft das Thema Zollgebühren? Welche Arten von Waren werden im Online-Handel am häufigsten kontrolliert?

Prinzipiell wird das Thema Zoll immer dann interessant, wenn ich etwas importiere oder exportiere. Daher betrifft es grundsätzlich Unternehmen, die grenzüberschreitend handeln, aber natürlich auch Shops, die Waren importieren und in Deutschland verkaufen. Die Arten der Waren sind oft nicht unbedingt der ausschlaggebende Faktor hinsichtlich der Kontrollen. Selbstverständlich sind alle Produkte und Waren, die hohe Zollausgaben nach sich ziehen, vermehrt im Fokus. Dennoch kann man grundsätzlich nicht sagen, dass der eine Warenhändler höher gefährdet ist, als der andere.

Welche zollrechtlichen und umsatzsteuerlichen Risiken sind im grenzüberschreitenden Online-Handel eng verzahnt?

Die Einfuhr- und Umsatzsteuer sind sehr eng verzahnt. Dabei ist die Einfuhrsteuer eine Zollangelegenheit, während die Finanzbehörden bzw. das Finanzamt mit der Umsatzsteuer betraut sind. Man kann zum Beispiel als Shop etwas importieren, zahlt die Einfuhrumsatzsteuer und lässt den Betrag dann von der Vorsteuer wieder abziehen. Auf diese Weise kontrollieren automatisch beide Kontrollinstanzen die Sendung. Es besteht daher auch ein enger Dialog zwischen Zoll- und Steuerbehörden. Die Informationen werden nicht nur national, sondern besonders auch international zwischen den Behörden ausgetauscht. Es ist daher extrem wichtig, dass die Zahlen in der Buchhaltung stimmen und man hier keinen Fehler macht. Insbesondere dann, wenn es um Fulfillment-Dienstleistungen oder Dropshipping-Angelegenheiten geht. Die zuständigen Behörden füllen ähnliche oder sogar identische Kontrollfelder aus: Unter welchen Bedingungen wird geliefert, wer liefert an wen, wer wird namentlich in der Zollanmeldung genannt, wer holt sich die Umsatzsteuer wieder zurück? Es gibt zahlreiche überlappende Verknüpfungen und dementsprechend gibt es einen engen Austausch zwischen den zuständigen Zoll- und Finanzbehörden. Man muss daher extrem sauber arbeiten. Bei der Umsatzsteuer besteht ein sehr intensiver Austausch zwischen den Behörden: Umsatzsteuersonderprüfer tauschen sich mit dem Zoll aus und während dieser gleichzeitig die Steuerdaten der Betroffenen bei Import- und Exportwaren prüft.

Welche Herausforderungen sollte ein:e Online-Händler:in bei der Nutzung von Marktplätzen wie Amazon oder etsy kennen?

Das kann man nicht verallgemeinern. Es hängt sowohl von der Shop-Gestaltung, als auch von der Warenbewegung ab. Andere wichtige Parameter in der Analyse sind die Lagerungsstrategien und die Nutzung von Fulfillment-Dienstleistungen – da spielen wirklich viele Faktoren eine entscheidende Rolle. Ich würde im Zweifel aber immer mit einem Steuerberater sprechen und zur Not einen Experten hinzuziehen. Es ist immer wichtig zu wissen, wie sich das Kaufgeschäft und das Versandgeschäft zueinander verhält, denn es kann in der Regel auch stark voneinander abweichen. Gerade wenn ich Marktplätze wie etsy oder Amazon nutze, agiere ich zwar als Shop und habe Käufer, aber mein Versanddienstleister sitzt beispielsweise im Ausland und verschickt die Waren im Dropshipping-System. Solche Fälle sind stark im Fadenkreuz des Zolls. Vor dem Versand ist das Kaufgeschäft oft der Maßstab aller Dinge. Obwohl – oder genau weil – das Kaufgeschäft gar nicht im Versandverkehr bei der Zollanmeldung abgebildet ist, kontrolliert der Zoll die Informationen hierzu verstärkt.

Welche Empfehlungen kann man Online-Händler:innen an die Handgeben, um sicherzustellen, dass ihre Shops den Zollvorschriften entsprechen?

Die zoll- und steuerrechtliche Verantwortung liegt immer beim Shop bzw. Unternehmer selbst – selbst wenn man Zollagenturen oder Versanddienstleister damit beauftragt, die Zollanmeldung zu übernehmen. Außerdem sollte man ein Basisverständnis für die Materie aufbringen, insbesondere weil auf Trade- und Tax Compliance ein sehr starker Fokus liegt. Daher empfehle ich nicht blind den Daten von Lieferanten zu vertrauen, sondern Lieferscheine, Warentarifnummern, Zollanmeldungen usw., eigenhändig zu prüfen oder zumindest zu kontrollieren. Man muss sich seiner zoll- und steuerrechtlichen Verantwortung bewusst sein. Dies bedeutet auch zu prüfen, ob der Dienstleister korrekt arbeitet und seine Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen. Und vielleicht am Wichtigsten: Bei Shortcomings nicht darauf vertrauen, dass es niemandem auffallen wird. Es wird auffallen!

Was war einer deiner spannendsten Fälle?

Da gibt es viele! Der kurioseste Fall war ein Unternehmen mit einem Zolllager, in welchem Waren steuerfrei zwischengelagert werden konnten, bis sie verkauft wurden. Diese Waren unterliegen einer besonderen Überwachung, denn es darf keine Warenbewegung stattfinden, ohne eine offizielle Registrierung und Bekanntgabe. Es handelte sich dabei um Schuttgüter und Eisenerze mit einem Warenwert von circa 10-15 Millionen Euro. Da haben wir dann nicht schlecht gestaunt, als die1800 Tonnen an Ware verschwunden sind. Das kann sich bis heute keiner erklären, wie das passiert ist, denn eigentlich ist das ein Ding der Unmöglichkeit, dass Ware, die so einer speziellen Überwachungs- und Kontrollinstanz unterliegt, einfach verschwindet.

Aber es geht auch andersrum: in einem anderen Fall bin ich sehr kurzfristig als Experte in eine Zollprüfung hinzugezogen worden, bei der sich die Unternehmer und Prüfer nicht einigen konnten. Wir haben in enger Zusammenarbeit eine Nachforderung in Höhe von einer viertel Million Euro abwenden und schließlich auf 23.000 Euro reduzieren können.

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Für Rechtsanwältin und Steuerberaterin Cara Raff steht fest: am Thema E-Commerce kommt man in der heutigen Zeit nicht vorbei. Sie hat sich deswegen mit ihrem sechsköpfigen Team das Ziel gesetzt, die führende E-Commerce-Kanzlei in Süddeutschland zu werden. Was die Branche für sie so spannend macht und welche Besonderheiten es für Online-Händler:innen in der Beratung zu beachten gibt, hat sie uns verraten.


Cara Raff, du bist Rechtsanwältin und Steuerberaterin bei der ETL Bodensee Gruppe. Welche Rolle nimmst du im Unternehmen ein?

Wir haben insgesamt fünf Standorte rund um den Bodensee. Ich bin für Friedrichshafen, den größten Standort der Bodenseegruppe mit über 60 Mitarbeitern, verantwortlich und übernehme gleichzeitig mehrere Rollen: Sowohl in einem tollen Team die Standortleitung als auch ebenfalls im Team die Gesamtunternehmensleitung. Ein mittelständisches Unternehmen mit über 130 Mitarbeitern kann eine Person alleine nicht verantwortlich leiten ohne zu verbrennen. Ich bin vor sieben Monaten zum dritten Mal Mutter geworden und die Kanzlei ist jetzt sozusagen mein viertes Baby, ich habe mir nur eine kurze Pause gegönnt. Mittlerweile haben sich meine Rollen fachlich ein bisschen verändert, da ich meinen Fokus verstärkt auf den Bereich E-Commerce gelegt habe. Ich muss allerdings dazu sagen, dass wir auch hier immer im Team arbeiten und ich das fachlich nicht alleine stemme, sondern gemeinsam mit einem wunderbaren Kollegen, der ebenfalls Steuerberater ist und in den umsatzsteuerlichen Themen absolut aufgeht.

Neben der klassischen Steuerberatung arbeitest du in der Entwicklung von Umstrukturierungs-Konzepten. Als Rechtsanwältin handelst du Deals aus, erstellst Finanzierungskonzepte und bringst Parteien zusammen. Außerdem gibst du regelmäßig Gründungsberatung für Unternehmer:innen. Seit wann bist du mit deiner Kanzlei Teil von fynax und wieso hast du dich dafür entschieden?

Wir hatten schon vorher einige Berührungspunkte mit dem E-Commerce. Das ist auch selbsterklärend, denn wer den Anspruch hat eine digitale Kanzlei sein zu wollen, der muss sich mit den Themen am Puls der Zeit auseinandersetzen. Dazu gehört der E-Commerce-Bereich wie kein Zweiter. Der Online-Handel ist einfach super spannend und wir wollen boomende Branchen unbedingt beraten. Die E-Commerce-Beratung ist für uns sozusagen die Spitze des Eisbergs der Finanzbuchhaltung. Bevor wir uns fynax 2022 angeschlossen haben, ist uns aber aufgefallen, dass der E-Commerce-Bereich durchaus aufwändig ist. Doch genau hier hat es bei uns Klick gemacht: es ist aufwändig, wenn man sich nicht auskennt! Sobald man die Schnittstellen zwischen Steuerrecht und E-Commerce gefunden hat, liegen die optimalen Voraussetzungen für eine zielgerichtete und unglaublich nutzbringende Beratung vor.
Aber unsere Entscheidung, Teil des fynax-Teams zu werden, macht auch aus unternehmerischer Sicht Sinn: Sie dient nämlich auch der Mitarbeitergewinnung. Insbesondere junge Leute suchen neue Herausforderungen, wollen sich weiterentwickeln und eben nicht nur ganz buchen wie anno dazumal. Besonders die jungen Kollegen wollen am Puls der Zeit mitwirken und sind deswegen affin für neue Branchenbereiche wie den E-Commerce. Dieser Fokus hilft auch unsere jungen Mitarbeiter an uns zu binden. Wir versuchen ihnen daher auch viel Freiraum zur eigenen Entwicklung zu bieten. Sie verändern damit das Berufsbild und ihren Marktwert.

Was macht eine gute Steuerberatung für dich aus?

Der Schlüssel liegt in dem Wort „Beratung“. Das ist auch der Grund, warum wir in unserer Kanzlei diese verschiedenen Bereiche angegliedert haben. Neben der Steuerberatung haben wir auch eine Unternehmens- und eine Rechtsberatung. Ich selbst bin Rechtsanwältin. Der Beratungsansatz muss meiner Meinung nach aus einem 360°- Paket bestehen. Im Umkehrschluss könnte man vielleicht fragen, was für viele Mandaten als schlechte Beratung gilt? Der Mandant geht den Weg alleine und zum Jahresabschluss sieht man sich weit nach Ende des Wirtschaftsjahres für das Finanzamt die Zahlen an und dann ist wieder ein Jahr Funkstille. Das ist bei uns nicht so. Unsere Finanzbuchhaltung meldet die Zahlen regelmäßig auch an den jeweiligen zuständigen Steuerberater und nach erfolgter Kontrolle und bei Handlungsbedarf setzt dieser sich sofort an eine Lösung des Problems und nicht erst zum Jahresende beim Abschlussgespräch mit dem Mandanten. Das schreiben wir uns groß auf die Fahne: die Qualität unserer Beratung und Begleitung. Viele Mandanten im E-Commerce sind jung und starten ihr E-Commerce-Business direkt schon mit dem Gedanken, es zu verkaufen, wenn es erfolgreich genug ist: wir schaffen daher oftmals auch gleich eine Struktur, die bereits den Exit vorsieht. Wir betrachten entlang des Weges alle möglichen Szenarien des Prozesses. Aber am Anfang geht es in erster Linie darum, eine Bestandsaufnahme zu machen, das Business zu analysieren und z.B. einen fünf-Jahresplan auszuarbeiten oder ein bestimmtes Ziel zu formulieren, bevor wir die nächsten Schritte gehen.

Was macht den Bereich E-Commerce so spannend und welche Besonderheiten gibt es in der Beratung von E-Commerce-Unternehmen?

Die Besonderheit ist, dass ich als Unternehmer im E-Commerce viel größere Märkte bedienen kann, mich anders präsentieren, anders einkaufen und ganz neue Wege gehen kann, sowohl bei Kunden als auch bei den Lieferketten. Diese Vielfältigkeit kann mit neuen Ideen neu bespielt werden, selbst wenn man aus einer Branche kommt, bei der man zunächst gar nicht an E-Commerce denkt. Wer hätte gedacht, dass man Fenster super übers Internet verkaufen kann? Unsere Mandanten sind so unterschiedlich – auch das macht das Ganze so spannend. Die E-Commerce-Beratung ist deshalb auch immer eine, die auf neuen Visionen und Ideen der Unternehmer basiert. Das macht meinen Beruf spannend, jeden Tag auf´s neue.

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Unterwegs Theaterkarten kaufen und gleichzeitig das Abendessen bestellen – alles ist möglich und soll am besten innerhalb weniger Klicks funktionieren. Und doch bringst du Belege, Rechnungen und Quittungen noch immer im Schuhkarton zum Steuerbüro? Seien wir ehrlich: Solch ein analoger Papierkram passt nun wirklich nicht mehr in unsere bunte, digitale Welt und wirkt irgendwie fehl am Platz – selbst in der Steuerberatung! Das findet auch fynax-Steuerberater und Geschäftsführer Torsten Ziegs der Kanzlei Plan12 aus Dresden.

Technische Lösungen zu finden, damit sowohl Mitarbeiter:innen als auch Mandant:innen nicht mehr tagelang da sitzen, um Rechnungen in eine Tabelle einzufügen; das ist es, was Torsten Ziegs im Bereich E-Commerce besonders spannend findet. Man müsse sich einmal vorstellen, erklärt Ziegs, dass Buchhalter:innen bisher Zahlen aus beispielsweise Kontoauszügen abgetippt hätten, die bereits von einem Computer erstellt wurden – um diese erneut abzutippen! Das ergebe in der heutigen Zeit einfach keinen Sinn mehr. „Wir wollen die Datensätze sofort haben und verarbeiten. Um jederzeit qualitativ hochwertig und schnell arbeiten zu können, nutzen wir intelligente Software-Tools, die viele Prozesse in der Buchhaltung automatisieren und somit vereinfachen – eine Entwicklung, die stetig wächst.“

Den Staffelstab an junge, technisch-affine Steuerberater:innen weitergeben

Torsten Ziegs greift mit seiner Dresdener Steuerberatungskanzlei Plan12 GmbH, ehemals Dr. Leonhardt, Falke, Ziegs & Kollegen GmbH, auf über 30 Jahre Beratungserfahrung zurück. Dabei sticht er mit seinem über 30-köpfigen Team, darunter vier Steuerberater:innen und eine:r:m Rechtsanwält:in, neben der umfassenden Beratungsleistung für Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse und Steuererklärung durch seine Expertise im E-Commerce heraus.

Als die Kanzlei zum Jahreswechsel 2020 immer mehr E-Commerce-Mandant:innen gewonnen hat, zeigte sich, dass die Branche hinsichtlich der Buchhaltung und Jahresabschlüsse mit anderen Problemen zu kämpfen hatte. Das seien branchenspezifische steuerrechtliche Herausforderungen, die nicht nach Schema A abgearbeitet werden könnten, so Ziegs. Hierfür brauche es spezielle Kenntnisse, aber auch das Mindset, sich diesen Herausforderungen stellen zu wollen. Man müsse Freude daran haben, auch mal knifflige Probleme zu lösen. Daher haben in seiner Kanzlei die Jungsteuerberater:innen die Verantwortung für den E-Commerce übernommen. Sie seien technisch affin und hätten eben keine Lust mehr, mit farbigen Stiften Tabellen händisch durchzugehen. Das sei nicht mehr „State of the Art“, so Ziegs.

Zettelwirtschaft adé

Mit dem richtigen System stehen Unternehmer:innen alle relevanten Daten immer und jederzeit zur Verfügung. Mit sogenannten API-Schnittstellen, also Vorschnittstellen, lassen sich Rechnungen und Zahlungen automatisch herauslesen, ohne dass Mandant:innen etwas machen müssen. Denn vielen Mandant:innen fiele es schwer, die Daten für die Buchhaltung zusammenzuführen und sie regelmäßig mit Daten und Fakten zu versorgen, erklärt Ziegs. „Wir kriegen zum Teil ja auch noch alle Unterlagen im Aktenordner vorbeigebracht“, sagt er mit einem Lächeln. Diese ganze Zettelwirtschaft müsse dann auch erst einmal durchgearbeitet werden. Werden zeitaufwändige Prozesse hingegen automatisiert, hätten Buchhalter:innen mehr Zeit für die Analyse und Auswertung der Daten. Anhand der Datensätze lassen sich auffällige Muster identifizieren und zukünftige Trends aufdecken. „Wir überwachen so nur noch eine gewisse Datenqualität“, so Ziegs. Und genau dies käme im Arbeitsalltag viel zu kurz.  

Immer einen Schritt voraus: Prognosen und Benchmarkings liefern

Steuerberater:innen können auf diese Weise auch wieder eine wichtige Berater:innenrolle einnehmen. Sie analysieren und interpretieren nicht nur, sondern müssen gleichzeitig in der Lage sein, ihre Erkenntnisse sinnvoll aufzuarbeiten sowie verständlich zu kommunizieren. Unternehmen profitieren also von Finanzanalysen, die mit buchhalterischer Gewissenhaftigkeit und einem Auge für Risikovermeidung getroffen werden. Auf Basis dieser Analysen, können Entscheidungen getroffen werden, die einen Fokus auf nachhaltige Wirtschaftlichkeit und stabiles Wachstum legen. Diese Arbeitsweise motiviere vor allem die jungen Mitarbeiter:innen, meint Ziegs. „Sie wollen eben nicht mehr alles eintippen und Kontoauszüge abgleichen. Sie wollen effektiv arbeiten.“

Steuerberatung am Puls der Zeit

Die Zeiten, in denen ein monatlicher Bericht über Vertriebskennzahlen oder den Warenbestand ausreichte, sind vorbei. Online-Händler:innen müssen wissen, wie ihr Unternehmen tagtäglich dasteht: „Wie hoch ist die Gewinnspanne, wie biete ich meine Produkte an?“ Zu spät vorgenommene Preisanpassungen könnten fatal enden. Den Mandant:innen bei Plan12 wird daher künftig ein wöchentlicher Report zur Verfügung gestellt. Online-Händler:innen profitieren mit bester Expertise und Know-how im E-Commerce-Bereich sowie von einer langjährigen Erfahrung in der operativen Beratung.

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