Anforderungen an den Leistungsempfänger bei umgekehrter Steuerschuldnerschaft

Ihr seid auf Plattformen wie Amazon, TikTok oder Facebook unterwegs und schaltet dort zum Beispiel Werbung? Dann ist das neue Urteil vom Bundesfinanzhof (BFH, Urteil vom 31. Januar 2024, V R 20/21) von höchster Bedeutung für euch: Ihr seid verpflichtet, die Umsatzsteuer für den Werbeplatz selbst abzuführen, statt sie an die Plattformen zu zahlen. Dahinter steckt die sogenannte Umkehr bzw. die Verlagerung der Steuerschuld. Es ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da Fehler bei der Anwendung dieser komplexen Vorschrift leicht bei der Rechnungsstellung unterlaufen können.

Reverse-Charge-Verfahren

Für sonstige Leistungen, die ein im EU-Ausland ansässiger Unternehmer an einen im Inland ansässigen Unternehmer erbringt, besteht eine Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, wenn der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist. Geklagt hatte ein im EU-Ausland ansässiges Unternehmen, das auf elektronischem Wege sonstige Leistungen im Inland erbrachte. Das Unternehmen betrieb einen Online-Marktplatz, auf dem sowohl Unternehmer als auch Nichtunternehmer Gegenstände zum Kauf anboten. Die Dienstleistungen des Unternehmens bestanden darin, den Anbietern der Waren den Zugang und die Nutzung des Online-Marktplatzes zu gewähren.

Verlagerung der Umsatzsteuerschuld, sofern Empfänger Unternehmer ist

Um den Online-Marktplatz nutzen zu können, mussten sich die Leistungsempfänger zunächst registrieren und dabei angeben, ob sie als Privatperson oder als Unternehmer den Marktplatz nutzen wollten. Sofern der Leistungsempfänger eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) eintrug, prüfte das Unternehmen diese auf Gültigkeit. War der Leistungsempfänger als gewerblicher Nutzer registriert, gab aber keine oder eine ungültige USt-IdNr. an‚ prüfte und bejahte das Unternehmen die Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers, wenn bei diesem eines von drei vom Unternehmen selbst definierten Kriterien vorlag. Danach war die Unternehmereigenschaft gegeben, wenn der Leistungsempfänger:

  1. im laufenden Jahr oder im Vorjahr eine bestimmte Anzahl von Verkäufen tätigte oder getätigt hatte,
  2. im gleichen Zeitraum Leistungsentgelte in einer bestimmten Mindesthöhe entstanden waren oder
  3. wenn sich der Leistungsempfänger auf einer besonderen Plattform angemeldet hatte, die gewerblichen Händlern vorbehalten war.

Bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung vertraten die Prüfer des Finanzamtes die Auffassung, dass nur die Leistungsempfänger als Unternehmer zu behandeln seien, für die eine gültige USt-IdNr. vorgelegen habe. Die drei vom Unternehmen selbst angelegten Kriterien waren nach Ansicht der Prüfer nicht geeignet, die Unternehmereigenschaft der Leistungsempfänger anzunehmen. Demzufolge wurde für die darauf entfallenden geschätzten Entgelte die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft vom Finanzamt nicht akzeptiert und Umsatzsteuer vom Unternehmen nachgefordert.

Keine Notwendigkeit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Finanzgerichte sahen das anders. Sowohl das Finanzgericht als auch der Bundesfinanzhof entschieden in den sich anschließenden Klage- und Revisionsverfahren, dass die Verwendung einer gültigen USt-IdNr. durch den Leistungsempfänger keine Voraussetzung dafür ist, den Leistungsempfänger als Unternehmer anzusehen und eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft herbeizuführen. Jedoch muss die Person des Leistungsempfängers hinreichend bekannt und identifizierbar sein, um die Unternehmereigenschaft beurteilen zu können. Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt, unabhängig davon, ob er nach anderen Vorschriften rechtsfähig ist. Das Unternehmen umfasst dabei die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Die Unternehmereigenschaft setzt laut Gesetzeswortlaut nicht die Erteilung oder ein Tätigwerden unter einer gültigen USt-IdNr. voraus. Doch was bedeuten diese Kriterien nun genau für die unternehmerische Praxis?

Empfänger muss identifizierbar sein

Die gesetzlichen Regelungen geben nicht vor, welche Angaben und/oder Unterlagen der leistende Unternehmer den Finanzbehörden hinsichtlich der Person des Leistungsempfängers vorlegen muss, damit die Voraussetzungen für eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft als erfüllt angesehen werden. Den leistenden Unternehmer trifft jedoch eine Feststellungslast, wenn er die begünstigende Regelung in Anspruch nehmen möchte.

Der BFH sah jedenfalls die vom Unternehmen eingereichten Angaben, die den Namen, den Firmennamen und die Adressen der Leistungsempfänger enthielten als ausreichend an, um die Existenz und Identität der Leistungsempfänger sowie ihrer Unternehmereigenschaft zu überprüfen. Da das Finanzgericht die Unterlagen nicht in ausreichendem Maße geprüft hatte, wurde das Verfahren an das Finanzgericht zurückverwiesen.

Fazit

Für die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft kommt es nicht zwingend auf die Verwendung einer gültigen USt-IdNr. durch den Leistungsempfänger an. Allerdings trägt der Leistende die Feststellungslast, dass der Leistungsempfänger die Unternehmereigenschaft für die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft erfüllt. Eine bestimmte Form des Nachweises ist hierbei jedoch nicht vorgeschrieben.

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Das Schreckgespenst für alle Unternehmer:innen: die Betriebsprüfung. Möchten Steuerprüfer:innen die genauen Zahlen der Buchführung und vorgelagerten Systeme wie die Dokumente im Detail prüfen, kommen viele Unternehmer:innen ins Schwitzen. Wichtig ist es daher zu wissen, was eine Betriebsprüfung ist und was als Unternehmer:in zu beachten ist. Um das Ganze etwas weniger nervenaufreibend für euch zu gestalten, haben wir uns mit Betriebsprüfer (examinierter Steuerberater) Daniel Denker (in nicht dienstlicher Eigenschaft) unterhalten. Er ist Steuerexperte, schult andere Steuerberater:innen und hat uns verraten, welche Stolperfallen unbedingt umschifft werden sollten und wie ihr eure Buchführung ordnungsgemäß gestalten könnt.

Die Gründe einer Betriebsprüfung

Die Gründe einer umfangreichen Prüfung können ganz unterschiedlich sein. Sie bedeutet nicht per se, dass etwas falsch gelaufen ist und stellt zwangsläufig auch kein Fehlverhalten dar. Sie ist vielmehr eine Maßnahme, um sicherzustellen, dass die steuerlichen Angaben korrekt sind und dem tatsächlichen Geschäftsverlauf entsprechen.

Es kann reiner Zufall sein, dass ein Unternehmen ausgewählt wird. Aber auch Auffälligkeiten können eine Rolle spielen. „Auffälligkeiten bedeuten, dass innerhalb kurzer Zeit beispielsweise ein extrem hohes Wachstum zu verzeichnen war – das sehen wir im Online-Handel sehr oft. Dadurch können E-Commerce-Unternehmen schon mal ins Visier geraten“, erklärt Daniel Denker. Neben seiner Tätigkeit als Betriebsprüfer, teilt er sein Fachwissen auch als Gastdozent an der Steuerakademie Niedersachsen, wo er angehende Finanzbeamt:innen ausbildet. Außerdem engagiert er sich seit vielen Jahren als Referent in der Fortbildung für Steuerberater:innen und deren Mitarbeiter:innen und veröffentlicht regelmäßig Artikel für verschiedene Fachzeitschriften.

„Eine weitere Ursache können Kontrollmitteilungen sein, insbesondere mit dem künftigen Fokus auf das aktuelle Plattformsteuertransparenzgesetz“, so Denker weiter. Hierbei werden Umsätze von Plattformen wie Amazon und eBay automatisch ans Finanzamt gemeldet. „Wenn diese gemeldeten Umsätze nicht mit den Zahlen in der Buchführung übereinstimmen oder es Abweichungen gibt, möchte das Finanzamt dies genauer prüfen. Dies kann durch Faktoren, wie etwa Rücksendungen oder Stornierungen vorkommen.“

Potenzielle steuerliche Risiken minimieren: Verfahrensdokumentation und korrekte Aufzeichnung

Alle Unternehmen – unabhängig, ob Großkonzern, mittelständische oder Einzelunternehmen oder Freiberufler:innen ohne Mitarbeiter:innen – sind dazu verpflichtet, steuerrelevante Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Belege oder Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Insbesondere im E-Commerce, wo eine Vielzahl von Transaktionen täglich abgewickelt wird, ist eine klare Dokumentation der steuerlich relevanten Prozesse unerlässlich. Ein entscheidender Schritt, um das Risiko einer Betriebsprüfung zu minimieren, besteht darin, eine umfassende Verfahrensdokumentation zu erstellen. „Diese wird von der Finanzverwaltung gefordert. Sie soll es einem sachverständigen Dritten ermöglichen, sich schnell in die Buchführung und die Lage des Unternehmens einzuarbeiten“, erklärt Denker. Besonders bei komplexen Online-Händler:innen, die auf verschiedenen Plattformen agieren, kann dies eine Herausforderung sein. Es sei daher wichtig, dass nicht nur Unternehmer:innen selbst, sondern auch andere Personen einen Überblick bekommen können, betont Denker.

Zu einer korrekten Aufzeichnung gehören zudem alle Informationen über Einnahmen, Ausgaben, Bestände und weitere finanzielle Transaktionen. Grundsätzlich sollten Belege nicht nur für die Betriebsprüfung aufbewahrt werden, sondern generell für das Besteuerungsverfahren. „Das umfasst vor allem alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Wenn ich etwas verkaufe und eine Rechnung ausstelle, muss ich diese aufbewahren. Das Gleiche gilt, wenn ich etwas einkaufe“, betont Denker. Zusätzlich seien Kontoauszüge von Bedeutung, insbesondere wenn verschiedene Banken genutzt würden, darunter auch Online-Banken und ausländische Banken. „Außerdem gibt es für Händler, die ins EU-Ausland verkaufen, spezielle Anforderungen wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers.“ Eine lückenlose Dokumentation erleichtere nicht nur die interne Kontrolle, sondern auch die Zusammenarbeit mit den Steuerbehörden im Falle einer Prüfung.

„Die Umsatzsteuer ist eine Risikosteuer, bei der Fehler passieren können!“

Besonders die Umsatzsteuer stelle im Online-Handel eine steuerliche Herausforderung dar, erklärt der Betriebsprüfer. „Die Umsatzsteuer ist eine Risikosteuer, bei der leicht Fehler passieren können“. Ein häufiger Fehler im innergemeinschaftlichen Handel bestehe darin, dass von einem/einer anderen Unternehmer:in keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angefordert wurde und daher netto abgerechnet werde, so Denker. „Dadurch wird der Umsatz aber steuerpflichtig und es müssen 19 Prozent Umsatzsteuer darauf berechnet werden, was die Marge erheblich beeinträchtigt bzw. ein worst case Szenario darstellen kann, erklärt er. „Solche Fehler treten oft nicht nur einmal auf, sondern können sich wiederholen, da die Fehler nicht selten bei vielen Transaktionen gemacht wurden“, so Denker weiter. „Beispielsweise bei Transaktionen, bei denen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nie überprüft wurde, oder ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist, kann das teuer werden!“

Ein weiterer wichtiger Aspekt betreffe den Verkauf an Privatpersonen, bei dem der richtige Ort für die Umsatzsteuer bestimmt werden muss. Das bedeutet, dass festgelegt werden muss, wo die Umsatzsteuer entsteht, ob es sich um deutsche, spanische oder österreichische Umsatzsteuer handele.

Diese Besonderheiten machen die Umsatzsteuer im Online-Handel zu einer komplexen und herausfordernden Steuerart, die genaue Kenntnis der einschlägigen Vorschriften und eine sorgfältige Buchhaltung erfordert, um steuerliche Risiken zu minimieren.

Digitale Tools liefern Einblicke in Echtzeit

Glücklicherweise bieten moderne digitale Tools und Softwarelösungen effiziente Möglichkeiten, steuerliche Dokumentation im E-Commerce zu verwalten. Es gibt eine Vielzahl von Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Transaktionen transparent und ordnungsgemäß zu dokumentieren und vorgefertigte Musterverfahrensdokumentationen anbieten. Natürlich sei jede Unternehmenssituation individuell, unterstreicht Denker, aber diese Musterverfahrensdokumentationen seien ein guter Ausgangspunkt, da sie sich oft ähneln würden. „Man kann sie dann an die spezifischen Bedürfnisse seines Unternehmens anpassen. Dies ist in der Regel für kleine bis mittelständische Online-Händler möglich. Wenn das Unternehmen jedoch sehr groß und komplex ist, mit vielen Mitarbeitern, verschiedenen Standorten und eigenen Lagern, auch im Ausland, dann ist es angebracht, eine individuelle Verfahrensdokumentation zu erstellen, die auf die spezifischen Gegebenheiten zugeschnitten ist.“

Tax-Compliance: So reduziert ihr das Risiko einer Steuerprüfung

„Die rechtzeitige Einreichung der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Erfüllung meiner Zahlungsverpflichtungen und die Abgabe meiner zusammenfassenden Meldung, falls das Finanzamt Nachfragen hat, sind von höchster Bedeutung“, bekräftigt Denker. „Das sind im Wesentlichen die Compliance-Faktoren.“ Natürlich lässt sich die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung nicht vollständig vermeiden, selbst wenn alles korrekt durchgeführt werde.

„Stellt das Risikomanagement jedoch ein rasches Wachstum fest, kann der Finanzbeamte ggf. eine Meldung zur Betriebsprüfung vornehmen. Im Online-Handel kommt es zudem nicht selten zu Vorsteuer-Überhängen, wodurch man mehr vom Finanzamt zurückerstattet bekommt, als man an Umsatzsteuer bezahlt hat. In solchen Fällen könnte das Finanzamt eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung durchführen, was jedoch nicht zwangsläufig auf ein Fehlverhalten hindeutet“, betont Denker. Dann sei es wichtig, alle relevanten Unterlagen bereitzuhalten, wie Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsbelege sowie eine Verfahrensdokumentation.

Was ist jetzt ratsam?

Es ist ratsam, proaktiv auf Prüfer:innen zuzugehen und zu erfragen, ob weitere Informationen benötigt werden, um transparent zu sein. „Das erfordert tatsächlich die sorgfältige Aufbewahrung aller Dokumente. Das ist wirklich das Wichtigste, da eine unvollständige Dokumentation angreifbar machen könnte. Es mag viel erscheinen, aber das ist wirklich von höchster Priorität. Sollte dann eine Betriebsprüfung durchgeführt werden, hat man zumindest sämtliche Unterlagen griffbereit, wodurch sich möglicherweise nur noch kleinere rechtliche Fragen ergeben, über die man möglicherweise eine Einigung erzielen kann“, erklärt Denker.

Eine empfindliche Schätzung durch die Betriebsprüfung gilt es zu vermeiden. In einer Betriebsprüfung werden auch nicht nur Umsatzsteuerfragen geprüft, sondern es können auch andere steuerliche Angelegenheiten wie beispielsweise absetzbare Ausgaben überprüft werden, um festzustellen, ob sie steuerlich anerkannt werden können. Das käme ebenfalls vor, so der Steuerexperte. Eine Betriebsprüfung könne aber auch ohne Beanstandungen abgeschlossen werden.

Eine Betriebsprüfung im Online-Handel kann also zwar ein einschneidendes Ereignis sein, muss jedoch zwangsläufig kein Fehlverhalten seitens des Unternehmens bedeuten. Vielmehr dient sie dazu, die steuerlichen Angaben zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie mit dem tatsächlichen Geschäftsverlauf übereinstimmen. Um potenzielle steuerliche Risiken zu minimieren, sind eine sorgfältige und transparente Dokumentation aller Geschäftsprozesse sowie eine genaue Kenntnis der einschlägigen steuerlichen Vorschriften unerlässlich. Letztlich kann eine gute Vorbereitung und proaktive Kommunikation mit den Steuerbehörden dazu beitragen, eine Betriebsprüfung erfolgreich abzuschließen und mögliche steuerliche Fragen zu klären.

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Von der Kanzlei ETL Schmidt & Partner in Lutherstadt Wittenberg aus berät Steuerberater Jürgen Schott Mandant:innen aus den verschiedensten Branchen. Seit 2019 liegt ein besonderer Fokus auf dem Online-Handel. In unserem fynax-Interview erzählt er uns, was ihm an dieser Branche so fasziniert.

Welche Rolle nimmst du in eurer Kanzlei ein?

Ich bin sozusagen ein Fünftel unserer Kanzleileitung: insgesamt sind wir fünf Partner und auf die unterschiedlichsten Branchensysteme spezialisiert – unter anderem auf den Pflege-, Gastronomie- und Hotellerie-Bereich. Ebenfalls sehr stark in unserem Fokus ist mit Felix1 und eben auch mit fynax die digitale Steuerberatung, bei der wir ausschließlich E-Commerce-Mandate betreuen. Das ist mittlerweile auch ein Hauptpfeiler für uns, für den wir inzwischen mehrere Mitarbeiter beschäftigen.

Wie viele Steuerberater:innen bzw. Mitarbeiter:innen beschäftigt ihr?

Neben uns fünf geschäftsführenden Steuerberatern haben wir außerdem 30 Mitarbeiter und drei Auszubildende in der Kanzlei. Und da ist natürlich alles vom Finanzbuchhalter bis zur Jahresabschluss-Kraft dabei.

Seit wann bist du mit deiner Kanzlei Teil von fynax und wieso habt ihr euch dafür entschieden?

Letztendlich ist das historisch bedingt in der Lutherstadt Wittenberg gewachsen: Die Kanzleigründerin Frau Simone Vahle und wir sind schon immer sehr ETL verbunden gewesen. Und als sich fynax als neue Branchenspezialisierung angeboten hat, wollten wir von Anfang an mit dabei sein. Also haben wir begonnen, die E-Commerce Branche bei uns zu implementieren und die ersten Mandate dort zu betreuen. Das macht bis heute Spaß, vor allem da der Sektor immer weiterwächst. Ich denke, dass zukünftig nicht nur bei uns in der Kanzlei ein ganz großer Schwerpunkt auf dieser Branche liegen wird.

Was macht eine gute Steuerberatung für dich aus?

Das setzt sich ja schon aus dem Wort zusammen: Steuern und Beratung. Das heißt, der Fokus sollte natürlich auf der Beratung liegen, nicht nur auf der reinen Deklaration und dem Steuerrecht. Das Steuerrecht ist immer sehr vielfältig und in den unterschiedlichsten Bereichen im Wandel. Durch gesetzliche Vorgaben, die Rechtsprechung und Verwaltung entwickelt es sich ständig weiter und bleibt interessant. Das führt aber gleichzeitig auch zu Besonderheiten und Herausforderungen, gerade in der Beratung, diese Strömungen und Neuerungen umzusetzen, an den Mandanten heranzutragen und dann zu prüfen.

Was macht den Bereich E-Commerce so spannend? Und welche Besonderheiten haben Online-Händler:innen im Vergleich zu stationären Händler:innen zu beachten?

E-Commerce ist einer der an stärksten wachsenden Märkten, die wir haben. Letztendlich gibt es super viele junge Unternehmen und viele Start-ups, die den Markt bereichern, auch wenn viele genauso schnell wieder verschwinden. Die Besonderheit ist, dass man keinen stationären Handel mehr braucht. Dadurch hat sich der Handel um ein Vielfaches vereinfacht. Ich kann meinen Shop, übertrieben gesagt, vom Küchentisch aus betreiben. Dropshipping zum Beispiel bedeutet letztendlich, dass ich keine Lagerhaltung mehr brauche; ich führe meine Einkäufe erst aus, nachdem ich diese über das Internet verkauft habe. Es ist ein schnelllebiger und schnell wachsender Markt mit vielen Onlineshops sowie Onlineportalen mit den unterschiedlichsten Angeboten.

Welche Besonderheiten gibt es in der Beratung von E-Commerce-Unternehmen?

Ja, da denke ich insbesondere an die Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer gehört nämlich nicht dem Unternehmer, sondern immer den Fiskalbehörden. Die Grundformel besteht aus der gesetzeskonformen Deklaration. Aus unserer Sicht müssen wir den Mandanten sensibilisieren, dass er gerade bei grenzüberschreitendem Handel erkennt, dass eben auch andere Fiskalbehörden – möglicherweise ausländische – Ansprüche erheben können.

Bei der Beratung achten wir besonders darauf, was für den Mandanten betriebswirtschaftlich sinnvoll sein kann und auf welche Neuerungen der Unternehmer proaktiv reagieren muss, denn der Konkurrenzgedanke schwingt natürlich auch immer mit. Aus unserer Sicht ist die steuerliche Herausforderung bei Online-Händlern schlichtweg immer gegeben, weil diese Märkte immer stärker „cross-border“ aufgestellt sind. Das heißt grenzüberschreitend innerhalb der Union, aber gegebenenfalls natürlich auch gegenüber Drittstaaten, sodass es dann umsatzsteuerlich eine Herausforderung sein kann. Und genau diese Punkte sind dann in unserem Fokus: Inlands- und Auslandshandel, grenzüberschreitende Prozesse richtig zu erkennen und richtig zu steuern. Das ist unsere Aufgabe und Verantwortung den Mandaten gegenüber.

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Online-Marktplätze wie Amazon oder etsy bieten Online-Händler:innen die Möglichkeit mit nur wenigen Klicks einen eigenen internationalen Online-Handel aufzubauen. Doch hinter einer vermeintlich einfachen Nutzung lauern einige Fallen, die Unternehmer:innen kennen sollten. Im EU-weiten, grenzüberschreitenden Handel sind umsatzsteuerliche Pflichten im Überblick zu halten und fristgerecht umzusetzen. Verschickt man seine Waren zusätzlich nicht nur innerhalb der EU, sondern auch in Drittländer, erhöht sich die Komplexität: neben den umsatzsteuerrechtlichen Regularien sind auch Zollvorschriften zu beachten. Wir haben Zollexperten Markus Bitzer gefragt, welche Herausforderungen Online-Händler:innen im internationalen Handel begegnen können.


Herr Bitzer, Sie haben sich dem Zoll nach 17 Jahren abgewendet und beraten jetzt Steuerberater:innen, Rechtsanwält:innen und Unternehmer:innen, damit diese nicht von Zollprüfungen überrascht und Nachforderungen ausgesetzt sind. Erzählen Sie ein bisschen was von sich: Wie kann man sich Ihre Arbeit vorstellen?

In den letzten Jahren meiner Tätigkeit als Zollfahnder musste ich feststellen, dass viele Strafen vollzogen worden, obwohl ein einfaches Gespräch mit den Betroffenen das Problem viel besser hätte lösen können. Es besteht also ein großes Ungleichgewicht. Ich versuche jetzt meinen Beitrag zu leisten, dass mehr Chancengleichheit im Zollverkehr herrscht und berate Unternehmen und Rechtsanwälte. Die neue Arbeit unterscheidet sich eigentlich nicht sehr groß von der alten. Das Prinzip meiner Ermittlungen ist gleichgeblieben: Es startet immer mit einer Zustandsanalyse. Anschließend überlege ich, was das Ziel ist und was man am Zustand ändern muss, um dieses Ziel zu erreichen. Das ist bei Zollermittlungen nicht anders. Man betrachtet immer erst den Ist-Zustand und analysiert die Fehlerquellen, die dann wiederum als Beweismittel eingesetzt werden. Meine Aufgabe jetzt ist es diese Fehlerquellen bereits im Vorfeld zu finden und meine Mandanten dahingehend zu beraten, damit es gar nicht erst zu einem Problem kommt.

Aus welchen Gründen werden Sendungen im Zoll kontrolliert?

Alle Sendungen durchlaufen grundsätzlich das elektronische Abfertigungssystem („ATLAS“) des Zolls. Dort sind viele Risikoparameter eingepflegt, die regelmäßig von den Zollbehörden aktualisiert werden. Die erste Kontrollinstanz erfolgt über das digitale ATLAS-System, in dem alle verfügbaren Daten der Sendung kontrolliert werden und dann erfolgt die Selektierung. Eine Selektierung der Sendung kann Personen aus unterschiedlichsten Gründen treffen. Die Kontrollprozedur läuft immer auf dieselbe Art und Weise ab: Die Sendung wird gestoppt und geprüft beziehungsweise händisch vonseiten des Zolls kontrolliert. In der Regel brauchen die Zollbeamten dann Unterlagen der ansässigen Personen der Sendung. Daraufhin erfolgt entweder eine Nachzahlung oder das Paket wird nicht freigegeben und zurückgeschickt. Die Sendung kann auch beschlagnahmt werden, insbesondere dann, wenn es sich um Sendungen handelt, die nicht gehandelt werden dürfen, wie etwa gefälschte Produkte oder Betäubungsmittel.

Welche Shops betrifft das Thema Zollgebühren? Welche Arten von Waren werden im Online-Handel am häufigsten kontrolliert?

Prinzipiell wird das Thema Zoll immer dann interessant, wenn ich etwas importiere oder exportiere. Daher betrifft es grundsätzlich Unternehmen, die grenzüberschreitend handeln, aber natürlich auch Shops, die Waren importieren und in Deutschland verkaufen. Die Arten der Waren sind oft nicht unbedingt der ausschlaggebende Faktor hinsichtlich der Kontrollen. Selbstverständlich sind alle Produkte und Waren, die hohe Zollausgaben nach sich ziehen, vermehrt im Fokus. Dennoch kann man grundsätzlich nicht sagen, dass der eine Warenhändler höher gefährdet ist, als der andere.

Welche zollrechtlichen und umsatzsteuerlichen Risiken sind im grenzüberschreitenden Online-Handel eng verzahnt?

Die Einfuhr- und Umsatzsteuer sind sehr eng verzahnt. Dabei ist die Einfuhrsteuer eine Zollangelegenheit, während die Finanzbehörden bzw. das Finanzamt mit der Umsatzsteuer betraut sind. Man kann zum Beispiel als Shop etwas importieren, zahlt die Einfuhrumsatzsteuer und lässt den Betrag dann von der Vorsteuer wieder abziehen. Auf diese Weise kontrollieren automatisch beide Kontrollinstanzen die Sendung. Es besteht daher auch ein enger Dialog zwischen Zoll- und Steuerbehörden. Die Informationen werden nicht nur national, sondern besonders auch international zwischen den Behörden ausgetauscht. Es ist daher extrem wichtig, dass die Zahlen in der Buchhaltung stimmen und man hier keinen Fehler macht. Insbesondere dann, wenn es um Fulfillment-Dienstleistungen oder Dropshipping-Angelegenheiten geht. Die zuständigen Behörden füllen ähnliche oder sogar identische Kontrollfelder aus: Unter welchen Bedingungen wird geliefert, wer liefert an wen, wer wird namentlich in der Zollanmeldung genannt, wer holt sich die Umsatzsteuer wieder zurück? Es gibt zahlreiche überlappende Verknüpfungen und dementsprechend gibt es einen engen Austausch zwischen den zuständigen Zoll- und Finanzbehörden. Man muss daher extrem sauber arbeiten. Bei der Umsatzsteuer besteht ein sehr intensiver Austausch zwischen den Behörden: Umsatzsteuersonderprüfer tauschen sich mit dem Zoll aus und während dieser gleichzeitig die Steuerdaten der Betroffenen bei Import- und Exportwaren prüft.

Welche Herausforderungen sollte ein:e Online-Händler:in bei der Nutzung von Marktplätzen wie Amazon oder etsy kennen?

Das kann man nicht verallgemeinern. Es hängt sowohl von der Shop-Gestaltung, als auch von der Warenbewegung ab. Andere wichtige Parameter in der Analyse sind die Lagerungsstrategien und die Nutzung von Fulfillment-Dienstleistungen – da spielen wirklich viele Faktoren eine entscheidende Rolle. Ich würde im Zweifel aber immer mit einem Steuerberater sprechen und zur Not einen Experten hinzuziehen. Es ist immer wichtig zu wissen, wie sich das Kaufgeschäft und das Versandgeschäft zueinander verhält, denn es kann in der Regel auch stark voneinander abweichen. Gerade wenn ich Marktplätze wie etsy oder Amazon nutze, agiere ich zwar als Shop und habe Käufer, aber mein Versanddienstleister sitzt beispielsweise im Ausland und verschickt die Waren im Dropshipping-System. Solche Fälle sind stark im Fadenkreuz des Zolls. Vor dem Versand ist das Kaufgeschäft oft der Maßstab aller Dinge. Obwohl – oder genau weil – das Kaufgeschäft gar nicht im Versandverkehr bei der Zollanmeldung abgebildet ist, kontrolliert der Zoll die Informationen hierzu verstärkt.

Welche Empfehlungen kann man Online-Händler:innen an die Handgeben, um sicherzustellen, dass ihre Shops den Zollvorschriften entsprechen?

Die zoll- und steuerrechtliche Verantwortung liegt immer beim Shop bzw. Unternehmer selbst – selbst wenn man Zollagenturen oder Versanddienstleister damit beauftragt, die Zollanmeldung zu übernehmen. Außerdem sollte man ein Basisverständnis für die Materie aufbringen, insbesondere weil auf Trade- und Tax Compliance ein sehr starker Fokus liegt. Daher empfehle ich nicht blind den Daten von Lieferanten zu vertrauen, sondern Lieferscheine, Warentarifnummern, Zollanmeldungen usw., eigenhändig zu prüfen oder zumindest zu kontrollieren. Man muss sich seiner zoll- und steuerrechtlichen Verantwortung bewusst sein. Dies bedeutet auch zu prüfen, ob der Dienstleister korrekt arbeitet und seine Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen. Und vielleicht am Wichtigsten: Bei Shortcomings nicht darauf vertrauen, dass es niemandem auffallen wird. Es wird auffallen!

Was war einer deiner spannendsten Fälle?

Da gibt es viele! Der kurioseste Fall war ein Unternehmen mit einem Zolllager, in welchem Waren steuerfrei zwischengelagert werden konnten, bis sie verkauft wurden. Diese Waren unterliegen einer besonderen Überwachung, denn es darf keine Warenbewegung stattfinden, ohne eine offizielle Registrierung und Bekanntgabe. Es handelte sich dabei um Schuttgüter und Eisenerze mit einem Warenwert von circa 10-15 Millionen Euro. Da haben wir dann nicht schlecht gestaunt, als die1800 Tonnen an Ware verschwunden sind. Das kann sich bis heute keiner erklären, wie das passiert ist, denn eigentlich ist das ein Ding der Unmöglichkeit, dass Ware, die so einer speziellen Überwachungs- und Kontrollinstanz unterliegt, einfach verschwindet.

Aber es geht auch andersrum: in einem anderen Fall bin ich sehr kurzfristig als Experte in eine Zollprüfung hinzugezogen worden, bei der sich die Unternehmer und Prüfer nicht einigen konnten. Wir haben in enger Zusammenarbeit eine Nachforderung in Höhe von einer viertel Million Euro abwenden und schließlich auf 23.000 Euro reduzieren können.

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Die Europäische Kommission hat am 8. Dezember 2022 eine Reihe von Maßnahmen vorgelegt, um das Mehrwertsteuersystem zu modernisieren:

  • Einführung einer einzigen EU-weiten Mehrwertsteuerregistrierung
  • Umstellung auf die digitale Meldung in Echtzeit
  • Mehrwertsteuervorschriften für Plattformen für Personenbeförderung und Kurzzeitvermietung von Unterkünften

Der Vorschlag „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ ist Teil einer vorgeschlagenen Überarbeitung der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie. Er stellt den vorläufigen Höhepunkt der seit Januar 2022 unternommenen Anstrengungen zur Vereinfachung der Einhaltung der Vorschriften und zur Verringerung von Mehrwertsteuerverlusten dar. „Die Mehrwertsteuer ist eine der wichtigsten Einkommensquellen für unsere Mitgliedstaaten“, sagte Wirtschaftskommissar Paolo Gentiloni bei der Präsentation der Gesetzesvorhaben.

Den Mitgliedstaaten sind im Jahr 2020 Mehrwertsteuereinnahmen in Höhe von 93 Mrd. EUR entgangen. Dies geht aus den aktuellen Zahlen zur Mehrwertsteuerlücke hervor. Dabei sind ein Viertel der fehlenden Einnahmen direkt auf Mehrwertsteuerbetrug im Zusammenhang mit Handel innerhalb der EU zurückzuführen. Dies soll die Reform nun ändern. Die Maßnahmen betreffen die Behandlung der Plattformwirtschaft, die Mehrwertsteuermeldepflichten und elektronische Rechnungsstellung sowie die einheitliche EU-Mehrwertsteuerregistrierung.

Digitalisierung als Chance begreifen und fördern

Mehrwertsteuerregelungen in der EU sind für Unternehmen noch immer mit einem großen Aufwand verbunden. Dies gilt insbesondere für klein und mittelständische Unternehmen sowie jene, die grenzüberschreitend tätig sind oder in andere Länder expandieren wollen. Daher sollen die lokalen Registrierungen für Mehrwertsteuerzwecke abgelöst und ein EU-weites Digital Reporting System eingeführt werden.

„Single VAT Registration“: Keine lokalen Registrierungen mehr

Unternehmen, die in verschiedenen EU-Staaten handeln, sollen sich künftig für die gesamte EU nur in einem Land für Mehrwertsteuerzwecke registrieren müssen. Damit wird das bestehende One-Stop-Shops-Verfahren (OSS) erweitert, und es entfallen die lokalen Registrierungen. Das soll insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen zugutekommen, die sonst hohe Verwaltungskosten zahlen müssten. Registrierungs- und Verwaltungskosten in Höhe von etwa 8,7 Mrd. EUR sollen nach Einschätzungen der EU-Kommission in den nächsten zehn Jahren gespart werden. Dieser neue Regelungsrahmen ist für den 01.01.2025 geplant.

Digitales Meldesystem in Echtzeit

Weiterhin sollen Unternehmen künftig jede grenzübergreifende Handelstransaktion in Echtzeit über elektronische Rechnungen melden. Dies sei für eine bessere Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug erforderlich, insbesondere um den innergemeinschaftlichen Karussellbetrug wirksamer zu bekämpfen. Die Mitgliedstaaten erhielten so einen sofortigen Zugang zu Daten über grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU. Vom Karussellbetrug spricht man, wenn Unternehmen Waren aus einem anderen Mitgliedstaat mehrwertsteuerfrei einführen, sie mit Mehrwertsteuer verkaufen und dann die Differenz behalten. Durch die Umstellung auf ein digitales Meldesystem werde auch für die Annäherung der bestehenden nationalen Systeme in der gesamten EU gesorgt.

Aktualisierte Mehrwertsteuervorschriften bei Onlineplattformen zum Mieten von Wohnungen 

Onlineplattformen zum Mieten von Wohnung wie Airbnb oder Booking werden verpflichtet, künftig die Mehrwertsteuer zu erheben und an die Finanzämter abzuführen, wenn der bzw. die Wohnungsanbieter:in dies nicht getan hat. Dies ist etwa dann der Fall, wenn die Wohnungsanbieter:innen Kleinunternehmer:innen sind und sie daher keiner Pflicht zur Umsatzsteuererklärung unterliegen. Die Kommission rechnet dadurch mit zusätzlichen Steuereinnahmen von 6,6 Milliarden Euro pro Jahr.

„Eine neue Ära für das Mehrwertsteuersystem in der EU“

Die Reformen stellen die umfassendste Modernisierung der Mehrwertsteuer in Europa seit der Errichtung des Binnenmarktes Anfang 1993 dar. „Mit den heutigen Vorschlägen wird eine neue Ära für das Mehrwertsteuersystem der EU eingeläutet“, betonte Gentiloni. Nun werden sich im nächsten Schritt der Rat der Europäischen Union und das EU-Parlament im üblichen Gesetzgebungsverfahren mit den Maßnahmen befassen.

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