Warum du als Online-Händler:in eine Verfahrensdokumentation brauchst

03. Mai 2023

GoBD, IKS, GoBS und GDPdU – was sich anhört wie ein Song der deutschen Hip-Hop-Gruppe „Die Fantastischen Vier“, sind Abkürzungen und Begrifflichkeiten aus der Tax-Compliance und der Verfahrensdokumentation. Alle Unternehmen – unabhängig, ob Großkonzern, mittelständische oder Einzelunternehmen oder Freiberufler:innen ohne Mitarbeiter:innen – sind dazu verpflichtet, steuerrelevante Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Belege oder Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. In diesem Beitrag geht es um das Erstellen der Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD). Die Verfahrensdokumentation gilt als Handbuch für das betriebliche Rechnungswesen und ist damit eine der wichtigsten Säulen im verwaltungstechnischen Apparat. Alles was du als Unternehmer:in hierfür zu beachten hast, erfährst du hier.


Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) sind als grundlegende Regelungen zur Buchführung von höchster Bedeutung. Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer:innen für ihre Buchhaltung beachten müssen und welche sonstigen Aufzeichnungen nötig sind, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden. Gerade Onlinehändler:innen sollten sich unbedingt darum kümmern, diese Pflichten einzuhalten – nicht zuletzt, weil die digitalen Buchführungspflichten gerade für sie an oberster Stelle stehen. Spätestens, wenn ein:e Betriebsprüfer:in vorbeischaut, kann es ohne die Verfahrensdokumentation ungemütlich werden.

Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBD erfordert eine Verfahrensdokumentation

Du hast deine Belege korrekt nach den Vorgaben der GoBD geordnet und vollständig und richtig abgelegt? Super! Für eine GoBD-konforme Buchhaltung ist die Nachvollziehbarkeit aber ein sehr wichtiges Kriterium. Das bedeutet, alles, was in deinem Unternehmen gemacht wurde, muss ordnungsgemäß dokumentiert werden. Dieser Prozess nennt sich dann Verfahrensdokumentation. Als Online-Händler:in sind deine Prozesse automatisiert, daher bist du davon besonders betroffen.

Beispiel

Unternehmerin Amélie aus Frankreich bestellt über Amazon bei Händler Lukas aus Deutschland einen Schrank. Lukas lagert den Schrank in einem deutschen Lager. Der Tisch wird von Amazon aus dem deutschen Lager entnommen und über eine:n Spediteur:in nach Frankreich zu Amélie geliefert.

In diesem Fall liegt für Lukas eine steuerfreie, innergemeinschaftliche Lieferung vor. Er muss jedoch belegen, dass der Schrank nach Frankreich befördert wurde. Hierzu muss er verschiedene Belege speichern und bereithalten, wie das track-and-trace-Protokoll, Lieferscheine und die Rechnung. Er lädt dafür zum Beispiel das track-and-trace-Protokoll des Lieferdienstes herunter und speichert es ab.

Doch das Beschaffen der Belege selbst und die Regelung für deren Aufbewahrung reichen für eine nachvollziehbare Buchführung im Sinne der GoBD nicht aus. Vielmehr muss Lukas den gesamten organisatorischen und technischen Prozess rund um die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung festhalten. Das bedeutet: Die Verfahrensdokumentation enthält Informationen rund um die Entstehung, Indizierung, Speicherung, das eindeutige Wiederfinden, die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion sämtlicher Belege.

Diese Fragen musst du in deiner Verfahrensdokumentation beantworten

Ist also erst einmal festgelegt, welche Belege wann und wie oft wo heruntergeladen, abgespeichert, gescannt oder importiert werden müssen, muss im nächsten Schritt alles fein säuberlich dokumentiert werden. Dazu gehört eine allgemeine Beschreibung der Prozesse genauso wie die Festlegung, wer welchen Schritt durchführt – außerdem die Dokumentation der verwendeten technischen Systeme wie auch eine Betriebsdokumentation.

Hier sind die wichtigsten Fragen, die du als Online-händler:in in deiner Verfahrensdokumentation beantworten musst:

  1. Wie werden Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt?
  2. Welche IT-Systeme werden eingesetzt?
  3. Wie schütze ich mich vor Verfälschungen und Datenverlust?
  4. Wer hat Zugriffsberechtigungen und wie werden diese protokolliert?
  5. Wie wird innerhalb des Unternehmens sichergestellt, dass die Vorschriften eingehalten werden?
  6. Gibt es Änderungen am System oder an diesem Verfahren?
  7. Sind alle Änderungen in einer Änderungshistorie festgehalten und haben die jeweils neuen Versionen eine Versionsnummer erhalten?

Insbesondere Punkt 4 spielt im Online-Handel eine übergeordnete Rolle. Die genaue Festschreibung der Zugriffsberechtigung bedarf besonderer Aufmerksamkeit. Warum? In E-Commerce-Unternehmen gibt es oftmals eine hohe Mitarbeiter:innenfluktuation. Du musst daher ganz genau regeln: Welche:r Mitarbeiter:in muss bzw. darf wann was machen?

Fazit

Entscheidend ist, dass eine Person die Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit prüfen und verstehen kann. Wie genau das aussehen muss, hängt aber auch ein Stück weit von der Einstellung der Betriebsprüfer:innen ab. Doch bei Fehlern müssen selbst Kleinunternehmer:innen bei einer Betriebsprüfung bangen, ob das Finanzamt ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwirft. Daher solltest du deine Verfahrensdokumentation nicht allzu sehr auf die leichte Schulter nehmen. Es ist immer richtig und wichtig sich im Zweifel von einem/einer Steuerberater:in unterstützen zu lassen.

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