Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen kommt unaufhaltsam näher

Zum 1. Januar 2025 zog die E‑Rechnung auch im B2B‑Geschäft in Deutschland verbindlich ein. Unternehmen müssen seitdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für das verpflichtende Ausstellen gibt es Übergangsfristen jeweils bis 31. Dezember 2026 und 2027.

Warum die E-Rechnung eingeführt wird

Die E-Rechnungspflicht beruht auf Vorgaben der EU und ist Teil der Initiative ViDA (VAT in Digital Age). Die EU stellt zwar mit der Richtlinie 2014/EU/55 den Rahmen zur Verfügung, jedoch wurde keine EU-weit einheitliche Regelung zur E-Rechnung eingeführt. Die Umsetzung und Ausgestaltung obliegt daher den einzelnen Mitgliedstaaten und gilt jeweils für den inländischen B2B-Handel.

Die E-Rechnung soll die Digitalisierung im Geschäftsalltag vorantreiben, Aufgaben im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer vereinfachen sowie dein Rechnungswesen schlanker und moderner machen. Statt PDF-Anhängen oder Papierrechnungen werden strukturierte Datensätze verschickt, die du (mit der richtigen Software) direkt weiterverarbeiten kannst. Das lästige Abtippen entfällt ebenso wie Medienbrüche und somit entstehen deutlich weniger Fehler und Kosten.

Für dich als Online-Händler:in bedeutet das vor allem schnellere Abläufe in Buchhaltung und Controlling, bessere Datenqualität und eine sauberere Basis für Auswertungen.

Was jetzt als E‑Rechnung gilt – und was nicht

Bis Ende 2024 galt im Prinzip jede elektronisch verschickte Rechnung als „elektronische Rechnung“.  Seit 1. Januar 2025 ist eine E‑Rechnung nur noch dann eine E‑Rechnung, wenn sie:

– in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt
– elektronisch übermittelt wird
– maschinell verarbeitet werden kann
– die Vorgaben der Norm EN 16931 erfüllt, wie die Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung

Ein einfaches PDF zählt damit nur noch als „sonstige Rechnung“ und nicht als E‑Rechnung.

Welche Formate sind zulässig

E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Es muss gewährleistet sein, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14 UStG und §§ 14a UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können.

In der Praxis sind vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD für dich relevant.

XRechnung ist ein reines XML-Format und in Deutschland Standard im öffentlichen Bereich (B2G) und findet jetzt auch im B2B Anwendung. Es wird keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei erzeugt. Um diese Formate für das menschliche Auge lesbar zu machen, brauchst du eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei (sogenannte Viewer). Dafür ist eine Vielzahl kostenfreier Angebote verfügbar, z.B. von ELSTER.

ZUGFeRD kann ab Version 2.0.1 verwendet werden (außer Profile MINIMUM und BASIC‑WL). Hier werden hybride Rechnungen mit PDF und eingebettetem XML erstellt, ein zusätzlicher Viewer ist nicht erforderlich.

Andere Formate nach EN 16931 oder vereinbarte EDI‑Formate (z. B. EDIFACT) sind ebenfalls zulässig, sofern alle umsatzsteuerlich nötigen Angaben strukturiert auslesbar sind.

Wichtig:
Eine ordnungsmäßige Rechnung muss alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG im strukturierten (maschinenlesbaren) Teil der E-Rechnung enthalten.

Wer betroffen ist – und wo Ausnahmen gelten

Die Pflicht zur E‑Rechnung betrifft ausschließlich inländische Unternehmen, also alle Firmen, die Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland haben. Es geht jedoch vorrangig um B2B‑Umsätze im Inland. Rechnungen, die du an deine Endkund:innen im B2C-Geschäft ausstellst, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Für folgende Ausnahmefälle darf ebenfalls eine sonstige Rechnung ausgestellt werden:

– Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
– Fahrausweise, die als Rechnung gelten
– Leistungen von Kleinunternehmern
– Leistungen an viele nichtunternehmerische juristische Personen (z.B. viele Vereine, staatliche Stellen)

Hinweis:
Kleinunternehmer:innen müssen zwar keine E‑Rechnungen ausstellen, aber sie müssen diese empfangen können.

E-Rechnung an öffentliche Institutionen

Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G) folgen zusätzlich eigenen Regeln, etwa der E‑Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV). Diese existiert parallel zum Umsatzsteuergesetz, mit eigenen Betragsgrenzen und Übermittlungswegen wie dem OZG‑RE-Portal. Ein Rangverhältnis zwischen dem UStG und der ERechV besteht nicht. Beide Vorschriften sind nebeneinander für ihren jeweiligen Geltungsbereich zu beachten. Dies kann dazu führen, dass ein Sachverhalt nach der einen Vorschrift ein Wahlrecht zulässt, die andere Vorschrift diese Wahlfreiheit aber faktisch einschränkt.

Empfang und Übermittlung

Seit 1. Januar 2025 musst du als inländisches Unternehmen in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen. Als technisches Minimum gilt ein E‑Mail‑Postfach als ausreichend.

Für die Übermittlung schreibt der Gesetzgeber keinen festen Übertragungsweg vor. Es geht darum, den Austausch von E‑Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten. Dadurch wird die notwendige Flexibilität für verschiedene Lösungen in der Praxis gewährleistet. Du kannst E‑Rechnungen z.B. per E‑Mail, über eine Schnittstelle deines ERP/Warenwirtschafts- oder Shopsystems, als Download in einem Portal, einem gemeinsamen Speicherort oder auf einem Datenträger übermitteln.

Wenn du E‑Rechnungen beim Finanzamt einreichen musst, kannst du diese mit der Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ über ELSTER als Anhang elektronisch hochladen.

Übergangsfristen

Bis 31. Dezember 2026 darfst du statt einer E‑Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Eine Papierrechnung kann dabei immer ausgestellt werden. Eine Rechnung im elektronischen Format außer E‑Rechnung (z.B. E-Mail mit einer PDF‑Datei) kann nur verwendet werden, wenn der Empfänger dieses Format akzeptiert.

Liegt dein Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027. Dies gilt auch für bestimmte EDI-Verfahren, die (noch) nicht voll EN‑16931‑konform sind.

Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle Unternehmen bei inländischen B2B‑Umsätzen verpflichtend. Für Barkäufe (z.B. Materialeinkauf im Baumarkt über 250 Euro) kann zunächst ein Kassenbeleg als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Diesen musst du jedoch später durch eine E‑Rechnung korrigieren.

Was du jetzt konkret tun solltest

Je nach Jahresumsatz deines Unternehmens hast du bis Ende 2026 oder 2027 Zeit, bis du zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet bist. Doch warum so lange warten? Als Online-Händler:in läuft dein Geschäft ohnehin fast ausschließlich digital. Also schieb es nicht auf und starte jetzt mit der Umstellung. So gerätst du zum Ende des (nächsten) Jahres nicht in Panik.

• Prüfe jetzt: Kann dein Shop‑, ERP‑ oder Buchhaltungssystem mindestens eins der Formate XRechnung, ZUGFeRD 2.x oder ein anderes EN 16931‑konformes Format erzeugen? Frage im Zweifel konkret bei deinem Software- oder Tool-Anbieter nach.

• Sorge für einen korrekten Datenstrom: Werden eingehende E‑Rechnungen in deine Buchhaltung überführt? Zum Empfang von E-Rechnungen musst du mindestens über ein zentrales E‑Mail‑Postfach und eine einfache Viewer‑Lösung verfügen. Eine automatische Übertragung in die Buchhaltung ist damit jedoch schwierig. Besser aufgestellt bist du mit einer professionellen Lösung, wie sie z.B. easybill oder FastBill anbieten.

• Kontaktiere deine wichtigsten B2B‑Kund:innen und -Partner:innen: Einigt euch auf ein gemeinsames Format und einen Übertragungsweg. So arbeitet ihr effizienter zusammen.

• Achte auf Vollständigkeit: Sind alle Pflichtangaben im strukturierten Datenteil vorhanden, damit dein Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird? Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht, da dann keine elektronische Verarbeitung möglich ist.

Tipp:
Unsere fynax Steuerberater:innen sind immer up-to-date und beraten dich auch gern in Sachen E-Rechnung.

Fazit

Die E‑Rechnung ist kein Verwaltungsmonster, sondern eine gute Gelegenheit, deine Prozesse im Rechnungswesen weiter zu digitalisieren und zu automatisieren – passend zu einem modernen Online-Business.