Die E-Rechnungspflicht kommt 2025 – was Unternehmen jetzt wissen müssen

29. April 2024

Es ist soweit – nach mehrfachen Änderungen und Anpassungen hat der Bundesrat am 22. März 2024 jetzt das Wachstumschancengesetz endgültig beschlossen. Es verpflichtet damit unter anderem alle in Deutschland ansässigen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Doch was bedeutet das für Unternehmer:innen genau? Und worauf müssen sie jetzt besonders achten? Wir haben das Wichtigste zusammengefasst.

Der Hintergrund

Der Bundesrat verspricht sich durch das Gesetz Steuerentlastungen und Bürokratieabbau für deutsche Unternehmen im Gesamtvolumen von 3,2 Milliarden Euro. Außerdem soll es eine sogenannte Forschungszulage für kleine und mittlere Unternehmen geben, um die Wirtschaft weiter anzukurbeln. Gleichzeitig legt das Wachstumschancengesetz damit aber auch wichtige Grundbausteine für einen erfolgreichen Übergang zur geplanten Umsatzsteuerreform der Europäischen Kommission, die 2028 erfolgen soll: Die EU-weite Gesetzesinitiative “VAT in the Digital Age“ (ViDA) – oder „Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter“ setzt nämlich einheitliche E-Rechnungen auf Basis der EU-Norm CEN 16931 voraus.

Was genau bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen?

Das Gesetz verpflichtet deutsche Unternehmen dazu, E-Rechnungen ab dem 01. Januar 2025 entgegenzunehmen. Gleichzeitig sieht es aber auch verschiedene Übergangsfristen und Erleichterungen für die Ausstellung von E-Rechnungen vor. Demnach dürfen Unternehmen für Umsätze, die in der Zeit vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen oder Rechnungen in einem anderen elektronischen Format ausstellen, sofern die Empfänger:innen zustimmen. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, soll dies sogar noch bis zum 31. Dezember 2027 gelten. Auch für steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro und beispielsweise Fahrscheine sind noch Sonderregelungen vorgesehen.

Papierrechnungen dagegen sollen zwischen innerdeutschen Firmen und Unternehmen bereits ab 2026 überhaupt nicht mehr zum Einsatz kommen. Interessant dabei ist, dass Rechnungen zwischen Firmen und Verbraucher:innen davon allerdings nicht betroffen sind. Diese können nach wie vor auf Papier oder im gewohnten PDF-Format erfolgen.

Kritik

Bei Fach- und Wirtschaftsverbänden stößt die kurzzeitige Einführung der Empfangspflicht für E-Rechnungen vermehrt auf Kritik. Sie fordern unter anderem eine Verschiebung der E-Rechnungspflicht um ein bis zwei Jahre. Damit soll Unternehmen die nötige Vorbereitungszeit gewährleistet werden, die es für die technisch-komplexe Umsetzung der neuen Bestimmungen braucht.

Auch in der Politik selbst werden kritische Stimmen laut: So kritisierte Bundesfinanzminister Christian Lindner das Volumen des Gesetzes als „wesentlich kleiner“, als es ursprünglich von ihm geplant worden sei. Trotzdem betonten er, sowie Vorsitzende der Grünen Omid Nouripour und parlamentarische Staatssekretärin Katja Hassel die Wichtigkeit des Gesetzes, da es ein dringendes Signal an die Wirtschaft sende, das es jetzt braucht.

Auf was Unternehmer:innen jetzt achten müssen

Gute Vorbereitung ist das A und O. Unternehmer:innen sollten sich deshalb bereits jetzt stärker mit dem Thema E-Rechnung befassen und sich bestmöglich darauf vorbereiten. Die folgenden Schritte können euch dabei helfen, diese Ziele zu erreichen.

  • Analyse und Optimierung der eigenen Rechnungslegungsprozesse
  • Einrichtung eines Rechnungslegungs- sowie Dokumentenmanagementsystems (idealerweise bereits nach EU-Norm)
  • Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang
  • Einrichtung eines Digitalisierungsprozesses für in Papier eingehende Dokumente
  • Einrichtung einer Datensicherung, sofern nicht im Rechnungslegungssystem integriert
  • Einrichtung einer Schnittstelle zur Übergabe der Daten und Belege an eure Steuerberater:innen
  • Erstellung einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation
  • Schulung der Mitarbeiter:innen
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