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Das Schreckgespenst für alle Unternehmer:innen: die Betriebsprüfung. Möchten Steuerprüfer:innen die genauen Zahlen der Buchführung und vorgelagerten Systeme wie die Dokumente im Detail prüfen, kommen viele Unternehmer:innen ins Schwitzen. Wichtig ist es daher zu wissen, was eine Betriebsprüfung ist und was als Unternehmer:in zu beachten ist. Um das Ganze etwas weniger nervenaufreibend für euch zu gestalten, haben wir uns mit Betriebsprüfer (examinierter Steuerberater) Daniel Denker (in nicht dienstlicher Eigenschaft) unterhalten. Er ist Steuerexperte, schult andere Steuerberater:innen und hat uns verraten, welche Stolperfallen unbedingt umschifft werden sollten und wie ihr eure Buchführung ordnungsgemäß gestalten könnt.

Die Gründe einer Betriebsprüfung

Die Gründe einer umfangreichen Prüfung können ganz unterschiedlich sein. Sie bedeutet nicht per se, dass etwas falsch gelaufen ist und stellt zwangsläufig auch kein Fehlverhalten dar. Sie ist vielmehr eine Maßnahme, um sicherzustellen, dass die steuerlichen Angaben korrekt sind und dem tatsächlichen Geschäftsverlauf entsprechen.

Es kann reiner Zufall sein, dass ein Unternehmen ausgewählt wird. Aber auch Auffälligkeiten können eine Rolle spielen. „Auffälligkeiten bedeuten, dass innerhalb kurzer Zeit beispielsweise ein extrem hohes Wachstum zu verzeichnen war – das sehen wir im Online-Handel sehr oft. Dadurch können E-Commerce-Unternehmen schon mal ins Visier geraten“, erklärt Daniel Denker. Neben seiner Tätigkeit als Betriebsprüfer, teilt er sein Fachwissen auch als Gastdozent an der Steuerakademie Niedersachsen, wo er angehende Finanzbeamt:innen ausbildet. Außerdem engagiert er sich seit vielen Jahren als Referent in der Fortbildung für Steuerberater:innen und deren Mitarbeiter:innen und veröffentlicht regelmäßig Artikel für verschiedene Fachzeitschriften.

„Eine weitere Ursache können Kontrollmitteilungen sein, insbesondere mit dem künftigen Fokus auf das aktuelle Plattformsteuertransparenzgesetz“, so Denker weiter. Hierbei werden Umsätze von Plattformen wie Amazon und eBay automatisch ans Finanzamt gemeldet. „Wenn diese gemeldeten Umsätze nicht mit den Zahlen in der Buchführung übereinstimmen oder es Abweichungen gibt, möchte das Finanzamt dies genauer prüfen. Dies kann durch Faktoren, wie etwa Rücksendungen oder Stornierungen vorkommen.“

Potenzielle steuerliche Risiken minimieren: Verfahrensdokumentation und korrekte Aufzeichnung

Alle Unternehmen – unabhängig, ob Großkonzern, mittelständische oder Einzelunternehmen oder Freiberufler:innen ohne Mitarbeiter:innen – sind dazu verpflichtet, steuerrelevante Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Belege oder Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Insbesondere im E-Commerce, wo eine Vielzahl von Transaktionen täglich abgewickelt wird, ist eine klare Dokumentation der steuerlich relevanten Prozesse unerlässlich. Ein entscheidender Schritt, um das Risiko einer Betriebsprüfung zu minimieren, besteht darin, eine umfassende Verfahrensdokumentation zu erstellen. „Diese wird von der Finanzverwaltung gefordert. Sie soll es einem sachverständigen Dritten ermöglichen, sich schnell in die Buchführung und die Lage des Unternehmens einzuarbeiten“, erklärt Denker. Besonders bei komplexen Online-Händler:innen, die auf verschiedenen Plattformen agieren, kann dies eine Herausforderung sein. Es sei daher wichtig, dass nicht nur Unternehmer:innen selbst, sondern auch andere Personen einen Überblick bekommen können, betont Denker.

Zu einer korrekten Aufzeichnung gehören zudem alle Informationen über Einnahmen, Ausgaben, Bestände und weitere finanzielle Transaktionen. Grundsätzlich sollten Belege nicht nur für die Betriebsprüfung aufbewahrt werden, sondern generell für das Besteuerungsverfahren. „Das umfasst vor allem alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Wenn ich etwas verkaufe und eine Rechnung ausstelle, muss ich diese aufbewahren. Das Gleiche gilt, wenn ich etwas einkaufe“, betont Denker. Zusätzlich seien Kontoauszüge von Bedeutung, insbesondere wenn verschiedene Banken genutzt würden, darunter auch Online-Banken und ausländische Banken. „Außerdem gibt es für Händler, die ins EU-Ausland verkaufen, spezielle Anforderungen wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers.“ Eine lückenlose Dokumentation erleichtere nicht nur die interne Kontrolle, sondern auch die Zusammenarbeit mit den Steuerbehörden im Falle einer Prüfung.

„Die Umsatzsteuer ist eine Risikosteuer, bei der Fehler passieren können!“

Besonders die Umsatzsteuer stelle im Online-Handel eine steuerliche Herausforderung dar, erklärt der Betriebsprüfer. „Die Umsatzsteuer ist eine Risikosteuer, bei der leicht Fehler passieren können“. Ein häufiger Fehler im innergemeinschaftlichen Handel bestehe darin, dass von einem/einer anderen Unternehmer:in keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angefordert wurde und daher netto abgerechnet werde, so Denker. „Dadurch wird der Umsatz aber steuerpflichtig und es müssen 19 Prozent Umsatzsteuer darauf berechnet werden, was die Marge erheblich beeinträchtigt bzw. ein worst case Szenario darstellen kann, erklärt er. „Solche Fehler treten oft nicht nur einmal auf, sondern können sich wiederholen, da die Fehler nicht selten bei vielen Transaktionen gemacht wurden“, so Denker weiter. „Beispielsweise bei Transaktionen, bei denen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nie überprüft wurde, oder ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist, kann das teuer werden!“

Ein weiterer wichtiger Aspekt betreffe den Verkauf an Privatpersonen, bei dem der richtige Ort für die Umsatzsteuer bestimmt werden muss. Das bedeutet, dass festgelegt werden muss, wo die Umsatzsteuer entsteht, ob es sich um deutsche, spanische oder österreichische Umsatzsteuer handele.

Diese Besonderheiten machen die Umsatzsteuer im Online-Handel zu einer komplexen und herausfordernden Steuerart, die genaue Kenntnis der einschlägigen Vorschriften und eine sorgfältige Buchhaltung erfordert, um steuerliche Risiken zu minimieren.

Digitale Tools liefern Einblicke in Echtzeit

Glücklicherweise bieten moderne digitale Tools und Softwarelösungen effiziente Möglichkeiten, steuerliche Dokumentation im E-Commerce zu verwalten. Es gibt eine Vielzahl von Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Transaktionen transparent und ordnungsgemäß zu dokumentieren und vorgefertigte Musterverfahrensdokumentationen anbieten. Natürlich sei jede Unternehmenssituation individuell, unterstreicht Denker, aber diese Musterverfahrensdokumentationen seien ein guter Ausgangspunkt, da sie sich oft ähneln würden. „Man kann sie dann an die spezifischen Bedürfnisse seines Unternehmens anpassen. Dies ist in der Regel für kleine bis mittelständische Online-Händler möglich. Wenn das Unternehmen jedoch sehr groß und komplex ist, mit vielen Mitarbeitern, verschiedenen Standorten und eigenen Lagern, auch im Ausland, dann ist es angebracht, eine individuelle Verfahrensdokumentation zu erstellen, die auf die spezifischen Gegebenheiten zugeschnitten ist.“

Tax-Compliance: So reduziert ihr das Risiko einer Steuerprüfung

„Die rechtzeitige Einreichung der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Erfüllung meiner Zahlungsverpflichtungen und die Abgabe meiner zusammenfassenden Meldung, falls das Finanzamt Nachfragen hat, sind von höchster Bedeutung“, bekräftigt Denker. „Das sind im Wesentlichen die Compliance-Faktoren.“ Natürlich lässt sich die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung nicht vollständig vermeiden, selbst wenn alles korrekt durchgeführt werde.

„Stellt das Risikomanagement jedoch ein rasches Wachstum fest, kann der Finanzbeamte ggf. eine Meldung zur Betriebsprüfung vornehmen. Im Online-Handel kommt es zudem nicht selten zu Vorsteuer-Überhängen, wodurch man mehr vom Finanzamt zurückerstattet bekommt, als man an Umsatzsteuer bezahlt hat. In solchen Fällen könnte das Finanzamt eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung durchführen, was jedoch nicht zwangsläufig auf ein Fehlverhalten hindeutet“, betont Denker. Dann sei es wichtig, alle relevanten Unterlagen bereitzuhalten, wie Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsbelege sowie eine Verfahrensdokumentation.

Was ist jetzt ratsam?

Es ist ratsam, proaktiv auf Prüfer:innen zuzugehen und zu erfragen, ob weitere Informationen benötigt werden, um transparent zu sein. „Das erfordert tatsächlich die sorgfältige Aufbewahrung aller Dokumente. Das ist wirklich das Wichtigste, da eine unvollständige Dokumentation angreifbar machen könnte. Es mag viel erscheinen, aber das ist wirklich von höchster Priorität. Sollte dann eine Betriebsprüfung durchgeführt werden, hat man zumindest sämtliche Unterlagen griffbereit, wodurch sich möglicherweise nur noch kleinere rechtliche Fragen ergeben, über die man möglicherweise eine Einigung erzielen kann“, erklärt Denker.

Eine empfindliche Schätzung durch die Betriebsprüfung gilt es zu vermeiden. In einer Betriebsprüfung werden auch nicht nur Umsatzsteuerfragen geprüft, sondern es können auch andere steuerliche Angelegenheiten wie beispielsweise absetzbare Ausgaben überprüft werden, um festzustellen, ob sie steuerlich anerkannt werden können. Das käme ebenfalls vor, so der Steuerexperte. Eine Betriebsprüfung könne aber auch ohne Beanstandungen abgeschlossen werden.

Eine Betriebsprüfung im Online-Handel kann also zwar ein einschneidendes Ereignis sein, muss jedoch zwangsläufig kein Fehlverhalten seitens des Unternehmens bedeuten. Vielmehr dient sie dazu, die steuerlichen Angaben zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie mit dem tatsächlichen Geschäftsverlauf übereinstimmen. Um potenzielle steuerliche Risiken zu minimieren, sind eine sorgfältige und transparente Dokumentation aller Geschäftsprozesse sowie eine genaue Kenntnis der einschlägigen steuerlichen Vorschriften unerlässlich. Letztlich kann eine gute Vorbereitung und proaktive Kommunikation mit den Steuerbehörden dazu beitragen, eine Betriebsprüfung erfolgreich abzuschließen und mögliche steuerliche Fragen zu klären.